Dalam tahap ini (SDLC), sejumlah alternatif yang telah dibuat perlu untuk
dibandingkan sehingga dapat menemukan hanya satu sistem yang terbaik.
Masing-masing alternatif sistem yang sudah tetap dibandingkan dengan
kondisi sistem saat ini. Perlu diperhatikan, bahwa sistem saat ini dapat
dilanjutkan dalam bentuk penggantian sistem baru. Kalau sebuah candidat
sistem pengganti tidak memberikan keuntungan yang lebh dibanding sistem
saat ini, maka sistem saat ini akan tetap digunakan, sehingga sistem
pengganti harus benar-benar memberikan keuntungan dan manfaat melebihi
sistem sekarang secara maksimal.
Taktik membandingkan (comparison tactics)
Sistem dibandingkan berdasarkan biaya dan keuntungan secara relatif. Biaya
adalah kebutuhan pembayaran untuk perancang dan pengoperasi sistem informasi.
Keuntungan adalah nilai atau kondisi tambahan sebagai hasil implementasi
sistem informasi. Hal-hal tersebut termasuk mengurangi tingkat kesalahaan
(error rates), meningkatkan penjualan (increased customer sales), dan
mempercepat waktu respon. Keuntungan merupakan sesuatu yang sulit diukur
karena bersifat kualitatif (bukan berupa angka hanya deskriptif saja).
Meningkatkan kepuasan konsumen dan mengurangi perlawanan pemakai (end-user
resistance) adalah keuntungan kualitatif. Keuntungan adalah kesempatan
untuk meningkatkan (memperbaiki) keuntungan perusahaan.
Ada tiga cara satu sistem (A) dapat lebih unggul dibanding sistem lainnya (B).
1. Mempunyai biaya yang rendah dibanding B, dan kedua sistem mempunyai
keuntungan sama.
2. Mempunyai biaya yang rendah dibanding B, dan A juga mempunyai keuntungan
yang lebih banyak dibanding B.
3. A dan B mempunyai biaya yang sama, tetapi A mempunyai keuntungan yang
lebih banyak.
Sebuah contoh pertanyaan sulit dijawab, jika sistem A biayanya rendah,
tetapi sistem B mempunyai keuntungan yang lebih banyak, mana sistem yang
baik ?
Ada banyak contoh perusahaan menyesuaikan sistem informasi baru dengan
memperhatikan kenaikan keuntungan dibanding penurunan biaya. Pertama,
penggunaan kartu ATM dibenarkan untuk meningkatkan jumlah nasabah bank
sehingga menambah pelayanan (added service). Kedua penggunaan laser scanning
untuk supermarket adalah untuk mengurangi antrian pembayaran (checkuot
lines), yang akan diterjemahka sebagai projected meningkatkan layanan
(market share) konsumen. Penekanan pemakaian automation sebagai peningkatan
penjualan dan keuntungan dibanding mengurangi biaya.
Menjual (selling) sistem informasi ke manajemen sebagai projected benefits
mempunyai dua masalah, yaitu :
a. Sulit menaksir keuntungan secara kuantitatif (to quantify benefits).
Berapa banyak nasabah bank menarik uangnya melalui mesin ATM ?.
Berapa besar tingkat pinjaman baru pribadi (the average new customer's
loan), checking dan savings balance ?. Banyak yang telah mencoba
memecahkan pertanyaan-pertanyaan tersebut melalui probabilitas
(use of future probabilities). Masing-masing pendekatan menambahkan
masalah estimasi probabilitas mendatang dan masalah estimasi pendatang
mendatang (estimating future revenues).
b. Kalaupun keuntungan dapat ditaksir secara kuantitatif, jarang dalam
bentuk nilai uang. Bagaimana waktu tunggu yang pendek dari nasabah
terhadap tingkat keuntungan uang yang diperoleh. Bagaimana dapat
menterjemahkan mengurangi tingkat kesalahan dengan mengurangi biaya
atau menaikkan pendapatan ?. Memang dapat dikerjakan, tetapi sulit,
merupakan tugas yang samar-samar (imprecise task).
Mengapa penting untuk diterjemahkan (to translate) menjadi keuntungan yang
dapat diukur dalam uang (to measurable dollars) ?. Ada tiga alasan, yaitu :
a. Perusahaan membuat catatan (keep track) uang dengan sistem akuntansi
tradisional.
b. Alternatif sistem informasi bersaing dengan alternatif yang berasal dari
area lain dalam perusahaan.
c. Top management memutuskan apakah atau tidak memutuskan dengan
pengembangan sistem informasi baru.
Suatu saat, adalah relatif mudah membenarkan (justify) otomatisasi berdasar
keuntungan daripada biaya. Pada awal proses informasi, pilihanya adalah
manual lawan sistem otomatisasi. Perusahaan menjadi modern melalui
otomatisasi. Sekarang pilihan lebih sulit. Secara khas, pilihan adalah
diantara lama dan versi baru otomatisasi sistem. Menjadi jauh lebih sulit
menjual pengembangan sistem baru kepada manajemen berdasarkan probabilistic
benefits daripada prediksi biaya yang beralasan. Karenanya, bahasan akan
menjelaskan pedoman praktis untuk membandingkan alternatif sistem informasi :
Choose one system over another based on dollars. When two alternatives are
nearly equal in dollars, select the system with more nondollar benefits.
Akan digunakan aturan (rule) atau taktik (tactic), sistem analis harus
berhati-hati dengan pertimbangan sebagai berikut :
a. Hanya seorang sistem analis dengan kemampuan komunikasi yang tinggi
(superior communication skills) dan pertimbangan pengaruh (considerable
influence) dapat menjual (sell) ke manajemen sebuah sistem dengan
pengukuran biaya yang tinggi tetapi keuntungan yang tidak terukur adalah
lebih baik. Hal ini merupakan kesedihan, tetapi masih benar.
b. Angka uang (dollar figures) menyatakan secara tidak langsung (imply)
lebih akurat daripada kelayakan. Sebuah perusahaan dapat memprediksi
market share-nya dua puluh tahun dari sekarang. Angka peramalan
(forecast figure) berisi 3 desimal point yang kelihatan lebih akurat.
Kebenaran akurasi adalah jawaban yang lebih baik.
Biaya sistem informasi
Keuntungan mencakup dalam model analisis yang hanya dapat diekpresikan
dalam nilai uang, dimana jarang terjadi. Ketika dapat diekspresikan dalam
nilai uang, ditunjukkan dalam biaya negatif.
Additional system costs $ 49,357
Additional system benefits $(16,423)
Net additional system costs $ 32,934
Biaya sistem informasi dapat dikelompokkan menjadi 3, yaitu : categories,
nature, dan when they occur.
Kategori biaya
Pada dasarnya biaya dibagi dalam kategori :
a. Hardware : mainframe, minicomputers, microcomputers, dan peripheral
equipment.
b. Software : systems, utility, dan application software.
c. People : analysts, programmers, operators, data entry personnel,
dan sebagainya.
d. Supplies : paper, tapes, disk, dan sebagainya.
e. Telecommunications : modem, local area network cabling, multiplexors,
front-end processors, dan sebagainya.
f. Physical site : air conditioning, humidity control, security,
dan sebagainya.
Nature of costs
Membandingkan biaya sistem informasi melalui kehidupan sistem, analis
memproyeksi berapa perubahan biaya untuk masa depan. Untuk melakukannya,
ada tiga model biaya operasi sistem informasi, yaitu :
a. Linear.
b. Exponential.
c. Step function
Ketika biaya terjadi (When costs occur)
Biaya sistem informasi dapat terjadi sekali atau berkesinambungan.
On-time costs, development costs adalah berhubungan dengan pengembangan
sistem, dan recurring costs, operational costs adalah berhubungan dengan
operasi sistem informasi setiap hari. Perbedaan antara one-time
(development) dan recurring (operational costs) seringkali dari pilihan
materi (matter). Misalnya, pembelian sebuah komputer adalah one-time
development system, sedangkan menyewa komputer yang sama adalah recurring
operational cost. Gunakan daftat berikut untuk menetapkan biaya :
a. One-time (development) costs.
1. Hardware purchase.
2. Software purchase.
3. Analysis, design, programming, and testing personnel hours.
4. Preparation of computer site.
5. Initial training and orientation of users.
6. Docummentation for new system.
7. Changeover from old to new system.
8. Conversion from old to new file format.
b. Recurring (operational) costs.
1. Hardware and software lease.
2. Hardware and software maintenance contracts.
3. Day-to-day personnel cost including analysts and programmers, computer
operations, data entry operators, and end-user costs.
4. Computer supplies.
5. Telecommunication costs.
6. Computer site rental or lease.
7. Ongoing training.
Metode untuk komparasi sistem
Ada 4 metode yang biasa digunakan untuk membandingkan dua atau lebih
sistem informasi, yaitu :
a. Break-even analysis (BEP)
b. Payback period
c. Discounted payback period
d. Internal rate of return (IRR).
Faktor kualitatif
Hanya seorang analis sistem yang berkharismatik saja yang dapat menjual
sistem informasi ke top management tanpa menunjukkan peningkatan keuntungan.
Mungkin sistem baru mempunyai biaya yang rendah atau penjualan yang tinggi
daripada sistem yang lama. Mungkin laporannya dalam meningkatkan keakuratan
atau kepuasan konsumen. Walaupun demikian, faktor-faktor tersebut tidak
menyangkut besarnya penghematan uang atau besarnya uang yang dikeluarkan.
Suatu saat anda dapat posisi mengirikan dapat menjual sebuah sistem
informasi baru ke manajemen dengan menggunakan antisipasi keuntungan
daripada penghematan uang. Selamat !. Anda harus berusaha membantu manajer
tingkat atas yang terkait agar dapat ditingkatkan. Mungkin anda akan menjual
kemampuan saat ini yang tidak ada. Dalam setiap sebuah kasus, ada sistem
informasi saat ini tidak dibandingkan dengan biaya usulan sistem baru.
Membuat rencana menjual sistem informasi baru berdasarkan keuntungan
kualitatif daripada biaya kuantitatif adalah hal yang tidak biasa.
Seringkali anda menunjukkan beberapa perbedaan biaya sebelum top management
mempertimbangkan rekomendasi anda untuk mendesain sebuah sistem informasi
baru.
Memang terdapat kaitan antara sistem yang diperbandingkan melalui biaya,
tidak dapat diukur dan faktor-faktor perbandingan non-biaya. Faktor
kualitatif seperti kinerja sistem informasi dan keuntungan strategi
kompetetif menjadi relevan.
Faktor sistem informasi
Beberapa faktor kualitatif yang mengarah kinerja sistem informasi yang baik :
a. Mengurangi tingkat kesalahan (increased accuracy).
b. Mengurangi waktu untuk memperbaiki kesalahan.
c. Mengurangi waktu tanggap dari workstation interaktif.
d. Mempercepat waktu penyediaan laporan (informasi).
e. Meningkatkan keamanan sistem.
f. Memperbanyak update sumber record aktif.
g. Meningkatkan kepuasaan pemakai.
Beberapa faktor tersebut dapat diukur, tetapi tidak dalam uang.
Faktor strategi perusahaan
Sistem informasi dapat membuat keuntungan kompetetif dalam perusahaan.
Meningkatkan keuntungan saat ini, bagaimanapun juga adalah sulit untuk
diestimasi. Kenaikan profit seringkali tidak terjadi secara tiba-tiba,
tetapi terjadi beberapa tahun sesudah implementasi dari sistem baru.
Ketika dua alternatif sistem mendekati kesamaan perbandingan, pintu terbuka
untuk mempertimbangkan faktor strategi perusahaan.
Terdapat faktor-faktor strategi perusahaan tersebut adalah sebagai berikut :
1. Kepuasan konsumen (customer satisfaction).
Sebuah sistem informasi dapat menyebabkan kehati-hatian menyampaikan
produk dan keinginan efisien konsumen. Meningkatkan kepuasan konsumen
akan tidak diragukan meningkatkan penjualan. Seperti peningkatan
penjualan, bagaimanapun juga sulit untuk diprediksi dan secara
kuantitatif.
2. Meningkatkan penjualan (increased sales).
Sistem point of sales (POS) membebaskan dari penyimpanan tugas-tugas
rekord. Manajemen mengharap penjualan staff setia terhadap waktu usaha
pemasaran dan ini meningkatkan penjualan. Hanya saja penjualan akan
meningkatkan kesulitan memprediksi dalam uang.
3. Komitmen konsumen dan vendor (customer and vendor commitments).
Perusahaan mendesain masukan sistem secara online dan memperbolehkan
konsumen langsung mengakses ke sistemnya. Konsumen sekarang terkunci
(tergantung) pada sistem ini sehingga memiliki komitmen untuk setia
(senang) pada perusahaan tersebut. Komitmen konsumen dan vendor sulit
untuk diprediksi.
4. Information product marketing.
Seringkali, sistem informasi baru dapat dipakai oleh perusahaan lainnya.
Seperti American Airline menyediakan sistem informasi pemasaran produk
selama tahun 1970, perusahaan mengembangkan sebuah sistem pemesanan
tiket dan kemudian sistem pemasaran ini juga digunakan oleh jasa
penerbangan lainnya, sehingga menjadi produk yang menguntungkan.
STUDI SISTEM
Problem statement
1. Nature of the problem detected (for example, increasing data entry
backlogs).
2. How problem was detected (for example, customer complaints or
performance measurement system).
3. Impact of problem on organizational goals (for example, delays
processing of customer orders or reduces cash flow).
4. Departments and functions involved (for example, marketing department
and order processing section of production department).
Existing system documentation
1. System function and interrelationships (this can be done with a graphic
tools, such as a phyical data flow diagram, accompanied by step-by-step
narrative description).
2. Processing volumes by type of document.
3. Processing times by type of document.
4. Bottlenecks (distribution of backlogs).
5. Organization policies affecting processing (example, a policy requiring
that clerks process all commercial orders before residential orders).
6. Processing constraints.
o People (for example, an average 20 percent vacancy rate among data
entry operators).
o Hardware.
o Software.
o Development funds.
7. Organization of involved departments and function (for example,
an organizational chart).
Problem correction alternatives
1. Procedure for generating information systems alternatives.
2. Cost determination for different alternatives.
3. Feasibility analysis.
o Break-even years.
o Payback years or discounted payback years.
o Internal rate of return.
4. Qualitative factors.
5. Alternative recommended and why.
6. Alternative comparison with firm's goals (for example, ROI).
Recommended solution
1. Overall system description for recommended alternative.
2. New system functions and relationships (for example, logical data
flow diagram).
3. Expected new system results.
o Costs.
o Benefits.
4. Proposed development schedule.
5. Development resource needs.
Docummentation
1. Physical and logical data flow diagrams.
2. Processing flow statistics (volume, timing, and so on).
3. Organizational charts.
4. Feasibility analysis details.
5. Development project schedule chart.
6. Development project proposed cost schedule.
Here are some guidelines for presenting the system study successfully :
1. Melakukan presentasi secara singkat untuk menghindari melampaui waktu
yang diberikan.
2. Mengurangi penjelasan teknik secara detail seminimal mungkin. Lebih
baik menjelaskan teknik secara detail dalam menjawab pertanyaan spesifik
daripada tidak diminta.
3. Presentasikan secara jelas, supaya tidak berantarkan gunakan peralatan
visual.
4. Jika menggunakan model (prototyping), bawalah bring workstation
portable (laptop). Demonstrasi secara langsung adalah lebih informatif
dan menarik daripada inactive visual aids.
5. Tekankan keuntungan-keuntungan usulan sistem informasi dengan beberapa
alternatif sesuai dengan kondisi yang dialami perusahaan.
Jangan membatasi membandingkan sistem informasi lainnya. Gunakan
komparasi nilai-nilai keuangan seperti ROI (return of investment).
Go / No-go decision
Top management harus memutuskan melanjutkan (go) dengan mengembangkan
sistem informasi yang baru atau memperlambat atau tidak menyetujui
pengembangan sistem (no-go). Jika keputusan manajemen tingkat atas
memutuskan untuk mengembangkankan sistem, departemen sistem informasi
mulai melakukan proses desain (perancangan) tahap berikutnya. Jika top
management tidak menyetujui usulan sistem informasi yang baru, maka
systems development life cycle(SDLC) dihentikan. Jarang keputusan
sesederhana itu.
Sering, top management menemukan masalah dengan system study.
Masalah yang tidak cukup serius menyebabkan penghentian project, tetapi
mereka meminta kerja ulang (rework system study). Keputusan ini adalah
dasar untuk waterwall model of systems analysis. Model menjelaskan
beberapa bagian tahapan yang diulang. Kadang-kadang, departemen sistem
informasi membuat keputusan mengulang tahapan (repeat stages) sebelum
menjelaskan (mempresentasikan) system study. Dengan alternatif,
keputusan mengulang sebuah tahapan SDLC sebelumnya atau tidak disebut
dengan go / no-go decision. Jika top management menyetujui pengembangan
usulan sistem informasi yang baru, tahap berikutnya dalam SDLC adalah
system design.
Senin, 29 Juni 2009
Kebutuhan Analisis
Dalam melakukan tahap ini akan dicapai 4 tujuan, yaitu :
a. Menjelaskan sistem saat ini secara lengkap.
b. Menggambarkan sistem informasi yang ideal.
c. Membawa sistem informasi yang ideal ke kondisi saat ini dengan
memperhatikan kendala sumber daya.
d. Memberi dorongan terhadap keyakinan pemakai kedalam team pengembangan
sistem.
Tahap requirement analysis adalah tahap interaksi intensif antara analis
sistem dengan komunitas pemakai sistem (end-user), dimana team pengembangan
sistem menunjukkan keahliannya untuk mendapatkan tanggapan dan kepercayaan
pemakai, sehingga mendapat partisipasi yang baik.
Merupakan pekerjaan sulit untuk mendapatkan kesepakatan (skeptical) pemakai
tentang kebutuhan mereka dari sebuah sistem informasi, karena mungkin
pemakai mengalami kegagalan sistem informasi sebelumnya.
Keinginan pemakai
Tahap awal dalam requirement system adalah melakukan survey terhadap
keinginan pemakai dan menjelaskan sistem informasi yang ideal.
Ideal disini merupakan konsep daripada kenyataan, artinya bahwa tidak ada
sistem yang ideal (tidak ada sistem informasi yang sempurna) tetapi bersifat
subyektif saja. Kalau hal ini tidak dijelaskan secara mendalam dapat
menimbulkan perbedaan pandangan atau akan mengecewakan end-user.
Metode kebutuhan analisis
Perlu pemilihan metode pengumpulan data yang tepat selama melakukan
requirement system. Metode tersebut adalah interviews, questionnaires,
observation, procedure analysis, dan document survey.
Setiap metode akan dijelaskan secara mendalam sebagai berikut :
Tanya jawab (Interviews)
1. Bagaimana metode itu digunakan.
· Pemilihan potential interviewees.
· Membuat perjanjian terhadap potential interviewees.
· Menyiapkan struktur pertanyaan yang lengkap dan jelas.
· Memilih person yang diinterview secara pribadi dan merekamnya.
2. Target dari metode.
· Kunci pribadi dalam proses DFD.
· Kadangkala melibatkan orang luar, seperti pelanggan atau vendors.
3. Keuntungan metode.
· Pewawancara dapat mengukur respon melalui pertanyaan dan menyesuaikannya
sesuai situasi yang terjadi.
· Baik untuk permasalahan yang tidak terstruktur, seperti mengapa anda
berpikir hal ini dapat terjadi ?.
· Menunjukkan kesan interviewer secara pribadi.
· Memunculkan respons yang tinggi sejak penyusunan pertemuan.
4. Kerugian metode.
· Membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit.
· Membutuhkan pelatihan dan pengalaman khusus dari pewawancara.
· Sulit membandingkan laporan wawancara karena subyektivitas alamiah.
5. Kapan metode tersebut baik digunakan.
· Mendapatkan penjelasan atau pandangan dari personel kunci.
· Test kredibilitas dari interviewees.
· Mencari interview yang unsureness atau contradictions.
· Memantapkan kredibilitas team.
Beberapa faktor penting dalam interview yang baik, yaitu objektives,
audience, format, weighting dan combining responses, and docummentation.
Kuesioner (Questionnaires)
1. Bagaimana metode itu digunakan.
· Mendisain dengan menggunakan standar kuesioner.
· Kuesioner dikirimkan ke lingkungan kerja end-users.
· Struktur respon diringkas dalam statistik distribusi.
2. Target dari metode.
· Semua end-user dengan wawasannya akan dilibatkan dalam proses solusi
pemecahan sistem.
· End-user dihubungkan dengan proses pemakaian simbol-simbol dalam DFD.
3. Keuntungan metode.
· Murah dan cepat dari pada interviews.
· Tidak membutuhkan investigator yang terlatih (hanya satu ahli yang
dibutuhkan untuk mendesain kuesioner untuk end-user yang terpilih.
· Mudah untuk mensintesis hasil sejak pembuatan kuesioner.
· Dengan mudah dapat meminimalkan biaya untuk semua end-user.
4. Kerugian metode.
· Tidak dapat membuat pertanyaan yang spesifik bagi end-user.
· Analis melibatkan kesan sehingga tidak dapat menampakkan pribadi
end-user.
· Tanggapan yang rendah karena tidak adanya dorongan yang kuat untuk
mengembalikan kuesioner.
· Tidak dapat menyesuaikan pertanyaan ke end-user secara spesifik.
5. Kapan metode tersebut baik digunakan.
· Pertanyaannya sederhana, dan tidak memiliki arti mendua.
· Membutuhkan wawasan yang luas dari end-user.
· Bila memiliki sedikit waktu dan biaya.
Observasi (Observation)
1. Bagaimana metode itu digunakan.
· Secara pribadi seorang analis mengunjungi lokasi pengamatan.
· Analis merekam kejadian dalam lokasi pengamatan, termasuk volumen dan
pengolahan lembar kerja.
2. Target dari metode.
· Lokasi proses secara geografis ditunjukkan dalam DFD (Data Flow Diagram)
3. Keuntungan metode.
· Mendapatkan fakta records daripada pendapat (opinion).
· Tidak membutuhkan konstruksi pertanyaan.
· Tidak menganggu atau menyembunyikan sesuatu (end-users tidak mengetahui
bahwa mereka sedang diamati).
· Analis tidak bergantung pada penjelasan lisan dari end-users.
4. Kerugian metode.
· Jika terlihat, analis mungkin mengubah operasi (end-user merasa diamati).
· Dalam jangka panjang, fakta yang diperoleh dalam satu observasi mungkin
tidak tepat (representative) dalam kondisi harian atau mingguan.
· Membutuhkan pengalaman dan kehlian khusus dari analis.
5. Kapan metode tersebut baik digunakan.
· Membutuhkan gambaran kuantitatif seperti waktu, volume dan sebagainya.
· Kecurigaan bahwa end-user mengatakan suatu kejadian yang sebenarnya
tidak terjadi (dibuat-buat).
Tip praktis dalam melakukan observasi :
a. Jangan mengamati dalam waktu yang lama.
Terdapat dua alasan, yaitu : dengan waktu yang lama akan mengacau operasi
yang sedang diamati, dan akan membiaskan permasalahan yang sebenarnya.
b. Buat catatan yang ringkas.
c. Sebelum observasi, beritahukan kepada supervisor dan pemakai yang terlibat
tentang apa yang akan dikerjakan dan mengapa dikerjakan, sehingga akan
mengurangi gangguan.
d. Gunakan checklist yang singkat tentang informasi yang dibutuhkan bersama.
e. Jangan melakukan observasi tanpa rencana..
Prosedur analisis (Procedure Analysis)
1. Bagaimana metode itu digunakan.
· Dengan prosedur operasi dapat mempelajari dan mengidentifikasikan
aliran dokumen kunci melalui sistem informasi, yaitu dengan data flow
diagram (DFD).
· Setiap aliran dokumen kunci menjelaskan prosedur operasi sistem.
· Melalui observasi, analis mempelajari kenyataan daripada mendeskripsikan
volume distribusi (tinggi, rendah, sedang) dan apa yang selanjutnya
dikerjakan terhadap salinan dari dokumen aslinya.
2. Target dari metode.
· Dokumen utama dalam DFD (Data Flow Diagram)
· Proses dalam DFD.
3. Keuntungan metode.
· Evaluasi prosedur dapat dikerjakan dengan campur tangan (interferences)
yang minimal dan tidak mempengaruhi operasi pemakai.
· Prosedur aliran dapat dapat menjadi sebuah struktur checklist untuk
melakukan observasi.
4. Kerugian metode.
· Prosedure mungkin tidak lengkap dan tidak -up to date lagi.
· Mempelajari bagan aliran dokumen membutuhkan waktu dan keahlian analis.
5. Kapan metode tersebut baik digunakan.
· Memutuskan apakah masalah kegagalan sistem dapat membantu perancangan
yang baik.
· Tim analis tidak secara total familiar dengan aliran dokumen.
· Mendeskripsikan aliran dokumen yang menganggu kerjanya fungsi.
Pengamatan dokumen (Document Survey)
1. Bagaimana metode itu digunakan.
· Mengidentifikasikan dokumen utama dan laporan (physical data flow
diagram).
· Mengumpulkan salinan dokumen aktual dan laporan.
· Setiap dokumen atau laporan, digunakan untuk record data, meliputi
field (ukuran dan tipe), frekuensi penggunaan dan struktur kodingnya
(coding structure).
2. Target dari metode.
· Aliran data kunci ditunjukkan dalam data flow diagram (DFD).
3. Keuntungan metode.
· Meminimalkan interupsi dari fungsi operasionalnya.
· Permulaan elemen kamus data.
· Seringkali, dapat mempertimbangkan modifikasi major procedural.
4. Kerugian metode.
· Membutuhkan waktu yang cukup (terdapat organisasi bisnis yang mengalami
kebanjiran dokumen dan laporan).
5. Kapan metode tersebut baik digunakan.
· Harus dikerjakan jika sebuah sistem akan didesain (selama kegiatan
analisis, dalam memperjelas desain sistem yang baru dan analisis
dokumen dapat membantu untuk menentukan tugas perancangan selanjutnya).
Sampling
Sampling dapat membantu mengurangi waktu dan biaya. Perlu kecermatan untuk
memilih sample dari populasi, sehingga membutuhkan keahlian statistik supaya
tidak mengalami kegagalan atau ancaman.
Kendala sumber daya
a. Waktu
Sebuah pengantian sistem harus diutarakan dalam kerangka kerja sejak
sistem mengalami penurunan fungsi dengan cepat. Kendala waktu ini dapat
mempengaruhi analis untuk mempertimbangkan inovasi teknologi yang tidak
mungkin dioperasikan dalam waktu yang singkat. Oleh karena itu perlu
membutuhkan waktu yang cukup supaya memiliki kelonggaran waktu sehingga
dapat membuat alternatif yang paling baik.
b. Uang
Sistem informasi yang ideal akan membutuhkan biaya yang mahal, sehingga
membutuhkan pendanaan yang cukup. Hal ini akan terjadi karena terjadi
persaingan dengan para pesaingnya dimana mereka menanamkan investasi
yang besar dalam sistem informasinya.
c. Keahlian.
Staff sistem informasi mungkin tidak memiliki pengetahuan atau pengalaman
yang cukup seperti masalah telekomunikasi, integrasi database, dan
interactive setting. Perusahaan dapat mengkontrak konsultan untuk
menambah kemampuan mendesain. Hal ini nantinya akan diperhadapkan pada
kendala biaya yang dikeluarkan untuk tenaga konsultan.
d. Teknologi.
Kebutuhan teknologi mungkin akan menjadi masalah utama dalam mendukung
kerja sistem, sehingga perlu memperhatikan perkembangan teknologi terus-
menerus, yang konsekuensinya terjadi pengeluaran biaya yang besar dan
jangan sampai teknologi yang dipakai ketinggalan dari para pesaingnya.
e. Faktor ekternal.
Banyak kendala yang datang dari luar setting design, seperti pencegahan
menggunakan teknologi eksotik (exotic of technologies), mencegah
memelihara data lokal dalam sebuah sistem database pusat, dan sebagainya.
Dokumen kebutuhan analisis
1. Arahan (conduct) analisis.
· Hubungan dengan pemakai akhir.
· Menganalisa records, forms dan laporan.
· Pengamatan proses.
· Menganalisa metode yang digunakan.
· Permasalahan dalam pengumpulan data.
2. Kebutuhan pemakai.
· Apa yang menjadi kebutuhan sebenarnya.
· Kebutuhan laporan (jenis dan frekuensinya).
· Kebutuhan pelatihan.
· Pengaruh sistem baru.
3. Kendala sistem.
· Menjelaskan kendala waktu, biaya, keahlian, teknologi dan faktor
ekternal.
· Realistik sistem.
4. Dokumentasi.
· Intrumen pengumpulan data (kebutuhan kuesioner, interview).
· Konsensus statistik.
· Aliran data secara logikal dan phisik.
· Element awal dalam kamus data.
a. Menjelaskan sistem saat ini secara lengkap.
b. Menggambarkan sistem informasi yang ideal.
c. Membawa sistem informasi yang ideal ke kondisi saat ini dengan
memperhatikan kendala sumber daya.
d. Memberi dorongan terhadap keyakinan pemakai kedalam team pengembangan
sistem.
Tahap requirement analysis adalah tahap interaksi intensif antara analis
sistem dengan komunitas pemakai sistem (end-user), dimana team pengembangan
sistem menunjukkan keahliannya untuk mendapatkan tanggapan dan kepercayaan
pemakai, sehingga mendapat partisipasi yang baik.
Merupakan pekerjaan sulit untuk mendapatkan kesepakatan (skeptical) pemakai
tentang kebutuhan mereka dari sebuah sistem informasi, karena mungkin
pemakai mengalami kegagalan sistem informasi sebelumnya.
Keinginan pemakai
Tahap awal dalam requirement system adalah melakukan survey terhadap
keinginan pemakai dan menjelaskan sistem informasi yang ideal.
Ideal disini merupakan konsep daripada kenyataan, artinya bahwa tidak ada
sistem yang ideal (tidak ada sistem informasi yang sempurna) tetapi bersifat
subyektif saja. Kalau hal ini tidak dijelaskan secara mendalam dapat
menimbulkan perbedaan pandangan atau akan mengecewakan end-user.
Metode kebutuhan analisis
Perlu pemilihan metode pengumpulan data yang tepat selama melakukan
requirement system. Metode tersebut adalah interviews, questionnaires,
observation, procedure analysis, dan document survey.
Setiap metode akan dijelaskan secara mendalam sebagai berikut :
Tanya jawab (Interviews)
1. Bagaimana metode itu digunakan.
· Pemilihan potential interviewees.
· Membuat perjanjian terhadap potential interviewees.
· Menyiapkan struktur pertanyaan yang lengkap dan jelas.
· Memilih person yang diinterview secara pribadi dan merekamnya.
2. Target dari metode.
· Kunci pribadi dalam proses DFD.
· Kadangkala melibatkan orang luar, seperti pelanggan atau vendors.
3. Keuntungan metode.
· Pewawancara dapat mengukur respon melalui pertanyaan dan menyesuaikannya
sesuai situasi yang terjadi.
· Baik untuk permasalahan yang tidak terstruktur, seperti mengapa anda
berpikir hal ini dapat terjadi ?.
· Menunjukkan kesan interviewer secara pribadi.
· Memunculkan respons yang tinggi sejak penyusunan pertemuan.
4. Kerugian metode.
· Membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit.
· Membutuhkan pelatihan dan pengalaman khusus dari pewawancara.
· Sulit membandingkan laporan wawancara karena subyektivitas alamiah.
5. Kapan metode tersebut baik digunakan.
· Mendapatkan penjelasan atau pandangan dari personel kunci.
· Test kredibilitas dari interviewees.
· Mencari interview yang unsureness atau contradictions.
· Memantapkan kredibilitas team.
Beberapa faktor penting dalam interview yang baik, yaitu objektives,
audience, format, weighting dan combining responses, and docummentation.
Kuesioner (Questionnaires)
1. Bagaimana metode itu digunakan.
· Mendisain dengan menggunakan standar kuesioner.
· Kuesioner dikirimkan ke lingkungan kerja end-users.
· Struktur respon diringkas dalam statistik distribusi.
2. Target dari metode.
· Semua end-user dengan wawasannya akan dilibatkan dalam proses solusi
pemecahan sistem.
· End-user dihubungkan dengan proses pemakaian simbol-simbol dalam DFD.
3. Keuntungan metode.
· Murah dan cepat dari pada interviews.
· Tidak membutuhkan investigator yang terlatih (hanya satu ahli yang
dibutuhkan untuk mendesain kuesioner untuk end-user yang terpilih.
· Mudah untuk mensintesis hasil sejak pembuatan kuesioner.
· Dengan mudah dapat meminimalkan biaya untuk semua end-user.
4. Kerugian metode.
· Tidak dapat membuat pertanyaan yang spesifik bagi end-user.
· Analis melibatkan kesan sehingga tidak dapat menampakkan pribadi
end-user.
· Tanggapan yang rendah karena tidak adanya dorongan yang kuat untuk
mengembalikan kuesioner.
· Tidak dapat menyesuaikan pertanyaan ke end-user secara spesifik.
5. Kapan metode tersebut baik digunakan.
· Pertanyaannya sederhana, dan tidak memiliki arti mendua.
· Membutuhkan wawasan yang luas dari end-user.
· Bila memiliki sedikit waktu dan biaya.
Observasi (Observation)
1. Bagaimana metode itu digunakan.
· Secara pribadi seorang analis mengunjungi lokasi pengamatan.
· Analis merekam kejadian dalam lokasi pengamatan, termasuk volumen dan
pengolahan lembar kerja.
2. Target dari metode.
· Lokasi proses secara geografis ditunjukkan dalam DFD (Data Flow Diagram)
3. Keuntungan metode.
· Mendapatkan fakta records daripada pendapat (opinion).
· Tidak membutuhkan konstruksi pertanyaan.
· Tidak menganggu atau menyembunyikan sesuatu (end-users tidak mengetahui
bahwa mereka sedang diamati).
· Analis tidak bergantung pada penjelasan lisan dari end-users.
4. Kerugian metode.
· Jika terlihat, analis mungkin mengubah operasi (end-user merasa diamati).
· Dalam jangka panjang, fakta yang diperoleh dalam satu observasi mungkin
tidak tepat (representative) dalam kondisi harian atau mingguan.
· Membutuhkan pengalaman dan kehlian khusus dari analis.
5. Kapan metode tersebut baik digunakan.
· Membutuhkan gambaran kuantitatif seperti waktu, volume dan sebagainya.
· Kecurigaan bahwa end-user mengatakan suatu kejadian yang sebenarnya
tidak terjadi (dibuat-buat).
Tip praktis dalam melakukan observasi :
a. Jangan mengamati dalam waktu yang lama.
Terdapat dua alasan, yaitu : dengan waktu yang lama akan mengacau operasi
yang sedang diamati, dan akan membiaskan permasalahan yang sebenarnya.
b. Buat catatan yang ringkas.
c. Sebelum observasi, beritahukan kepada supervisor dan pemakai yang terlibat
tentang apa yang akan dikerjakan dan mengapa dikerjakan, sehingga akan
mengurangi gangguan.
d. Gunakan checklist yang singkat tentang informasi yang dibutuhkan bersama.
e. Jangan melakukan observasi tanpa rencana..
Prosedur analisis (Procedure Analysis)
1. Bagaimana metode itu digunakan.
· Dengan prosedur operasi dapat mempelajari dan mengidentifikasikan
aliran dokumen kunci melalui sistem informasi, yaitu dengan data flow
diagram (DFD).
· Setiap aliran dokumen kunci menjelaskan prosedur operasi sistem.
· Melalui observasi, analis mempelajari kenyataan daripada mendeskripsikan
volume distribusi (tinggi, rendah, sedang) dan apa yang selanjutnya
dikerjakan terhadap salinan dari dokumen aslinya.
2. Target dari metode.
· Dokumen utama dalam DFD (Data Flow Diagram)
· Proses dalam DFD.
3. Keuntungan metode.
· Evaluasi prosedur dapat dikerjakan dengan campur tangan (interferences)
yang minimal dan tidak mempengaruhi operasi pemakai.
· Prosedur aliran dapat dapat menjadi sebuah struktur checklist untuk
melakukan observasi.
4. Kerugian metode.
· Prosedure mungkin tidak lengkap dan tidak -up to date lagi.
· Mempelajari bagan aliran dokumen membutuhkan waktu dan keahlian analis.
5. Kapan metode tersebut baik digunakan.
· Memutuskan apakah masalah kegagalan sistem dapat membantu perancangan
yang baik.
· Tim analis tidak secara total familiar dengan aliran dokumen.
· Mendeskripsikan aliran dokumen yang menganggu kerjanya fungsi.
Pengamatan dokumen (Document Survey)
1. Bagaimana metode itu digunakan.
· Mengidentifikasikan dokumen utama dan laporan (physical data flow
diagram).
· Mengumpulkan salinan dokumen aktual dan laporan.
· Setiap dokumen atau laporan, digunakan untuk record data, meliputi
field (ukuran dan tipe), frekuensi penggunaan dan struktur kodingnya
(coding structure).
2. Target dari metode.
· Aliran data kunci ditunjukkan dalam data flow diagram (DFD).
3. Keuntungan metode.
· Meminimalkan interupsi dari fungsi operasionalnya.
· Permulaan elemen kamus data.
· Seringkali, dapat mempertimbangkan modifikasi major procedural.
4. Kerugian metode.
· Membutuhkan waktu yang cukup (terdapat organisasi bisnis yang mengalami
kebanjiran dokumen dan laporan).
5. Kapan metode tersebut baik digunakan.
· Harus dikerjakan jika sebuah sistem akan didesain (selama kegiatan
analisis, dalam memperjelas desain sistem yang baru dan analisis
dokumen dapat membantu untuk menentukan tugas perancangan selanjutnya).
Sampling
Sampling dapat membantu mengurangi waktu dan biaya. Perlu kecermatan untuk
memilih sample dari populasi, sehingga membutuhkan keahlian statistik supaya
tidak mengalami kegagalan atau ancaman.
Kendala sumber daya
a. Waktu
Sebuah pengantian sistem harus diutarakan dalam kerangka kerja sejak
sistem mengalami penurunan fungsi dengan cepat. Kendala waktu ini dapat
mempengaruhi analis untuk mempertimbangkan inovasi teknologi yang tidak
mungkin dioperasikan dalam waktu yang singkat. Oleh karena itu perlu
membutuhkan waktu yang cukup supaya memiliki kelonggaran waktu sehingga
dapat membuat alternatif yang paling baik.
b. Uang
Sistem informasi yang ideal akan membutuhkan biaya yang mahal, sehingga
membutuhkan pendanaan yang cukup. Hal ini akan terjadi karena terjadi
persaingan dengan para pesaingnya dimana mereka menanamkan investasi
yang besar dalam sistem informasinya.
c. Keahlian.
Staff sistem informasi mungkin tidak memiliki pengetahuan atau pengalaman
yang cukup seperti masalah telekomunikasi, integrasi database, dan
interactive setting. Perusahaan dapat mengkontrak konsultan untuk
menambah kemampuan mendesain. Hal ini nantinya akan diperhadapkan pada
kendala biaya yang dikeluarkan untuk tenaga konsultan.
d. Teknologi.
Kebutuhan teknologi mungkin akan menjadi masalah utama dalam mendukung
kerja sistem, sehingga perlu memperhatikan perkembangan teknologi terus-
menerus, yang konsekuensinya terjadi pengeluaran biaya yang besar dan
jangan sampai teknologi yang dipakai ketinggalan dari para pesaingnya.
e. Faktor ekternal.
Banyak kendala yang datang dari luar setting design, seperti pencegahan
menggunakan teknologi eksotik (exotic of technologies), mencegah
memelihara data lokal dalam sebuah sistem database pusat, dan sebagainya.
Dokumen kebutuhan analisis
1. Arahan (conduct) analisis.
· Hubungan dengan pemakai akhir.
· Menganalisa records, forms dan laporan.
· Pengamatan proses.
· Menganalisa metode yang digunakan.
· Permasalahan dalam pengumpulan data.
2. Kebutuhan pemakai.
· Apa yang menjadi kebutuhan sebenarnya.
· Kebutuhan laporan (jenis dan frekuensinya).
· Kebutuhan pelatihan.
· Pengaruh sistem baru.
3. Kendala sistem.
· Menjelaskan kendala waktu, biaya, keahlian, teknologi dan faktor
ekternal.
· Realistik sistem.
4. Dokumentasi.
· Intrumen pengumpulan data (kebutuhan kuesioner, interview).
· Konsensus statistik.
· Aliran data secara logikal dan phisik.
· Element awal dalam kamus data.
Pengamatan Awal
6.1 Konsep sistem investigasi (System Investigation Concepts)
/~~~~~~~~~~~~~\
: Discontinue :
+---------+ \ SDLC /
: Systems : ~~~~~~/\~~~~~
: Goals : -----+ :
+---------+ } :
} +----------+ +-------------+ +----------+
Expectation }==>: Detected :==>: Initial :==>: Valid :
gap (problem) } : Problem : :Investigation: : Problem :
} +----------+ +-------------+ +----------+
+---------+ } :
: Current : -----+ :
: System : \/
: Status : +--------------+
+---------+ : Requirements :
: Analysis :
+--------------+
Masalah (problem) adalah kesenjangan perbedaaan (gap) antara tujuan sistem
dan kondisi sistem yang sebenarnya, dengan pengertian lain kenapa sistem
gagal untuk mencapai tujuan sistem yang telah ditentukan sebelumnya.
Untuk mengetahui hal-hal apa saja yang telah menyebabkan kegagalan sistem,
maka seorang analis sebaiknya melakukan investigasi lebih dahulu sebelum
melakukan tindakan untuk memperbaiki sistem. Dengan investigasi, seorang
analis akan lebih memahami masalah dan alur sistemnya lebih mendalam,
meskipun dalam detect problem sudah diketahui permasalahannya tetapi masih
menggambarkan garis besarnya saja.
Banyak laporan dalam deteksi masalah mungkin tidak benar-benar nyata atau
tidak dapat dipecahkan. Hal tersebut mungkin dikarenakan :
a. Tujuan yang terlalu ideal sehingga sulit atau mungkin tidak akan tercapai.
b. Sistem tidak dapat dikembangkan karena kekurangan sumberdaya, sikap atau
keduanya.
c. Pengukuran sistem yang tidak akurat.
d. Pernyataan tujuan sistem yang sudah ketinggalan (statement of goals is
dated).
e. Kesenjangan antara sistem yang ideal dan sistem saat ini sifatnya
sementara (the gap between the ideal and the current system is temporary
and will decrease given patience).
Dalam tahap problem solving, sebaiknya memberikan penjelasan tentang :
a. Penjabaran kondisi sistem yang berjalan melalui kegiatan investigasi
secara rinci.
b. Mendapatkan konsensus sistem yang ideal.
c. Mengembangkan beberapa alternatif untuk mengurangi perbedaan (gap)
antara sistem yang ideal dengan sistem yang sedang berjalan.
d. Memilih alternatif yang terbaik dan menjualnya ke manajemen.
Tugas mulai point b sampai d akan memakan waktu yang cukup lama termasuk
biaya yang dibutuhkan. Tujuan dari investigasi adalah untuk memantapkan
atau menunjukkan masalah yang sebenarnya terjadi disamping sebagai cara
seorang analis untuk mengerti sistemnya secara mendalam.
6.2 Kendala dalam sistem investigasi
Dalam melakukan investigasi terdapat beberapa hambatan atau kendala yang
akan terjadi , diantaranya masalah :
a. Waktu (time)
Analis kekurangan sumber daya (resource) waktu, sehingga hanya melakukan
sebagian kegiatan investigasi. Biasanya waktu berhubungan dengan masalah
biaya yang dibutuhkan.
b. Biaya (cost)
Seringkali biaya yang dikeluarkan berhubungan dengan lamanya waktu untuk
kegiatan investigas, sehingga manajemen akan memberikan batasan biaya.
c. Ilmu pengetahuan (knowledge)
Manager sistem informasi cenderung menyuruh analis yunior yang belum
memiliki keahlian teknis atau pengetahuan yang cukup, sehingga akan
berdampak pada hasil investigasi yang kurang mendalam,matang atau lengkap.
d. Politik (politics)
Manajemen atau pihak-pihak tertentu mungkin menyebarkan isu-isu yang
tujuannya untuk menghambat kegiatan investigasi.
e. Campur tangan (interference)
Adalah terdapatnya pihak-pihak yang berusaha campur tangan atau mengatur
dalam kegiatan investigas sehingga akan menganggu atau menimbulkan
kekacauan.
6.3 Rekomendasi
Hasil dari investigasi adalah sebuah rekomendasi, yang salah satunya adalah
sebagai berikut :
a. Tidak mengambil tindakan apapun karena tidak ditemukan masalah.
Hal tersebut dapat terjadi karena mungkin dalam preliminary report,
masalahnya dibuat-buat sehingga pada saat dilakukan investigasi masalah-
masalahnya tersebut tidak terjadi atau tidak ditemukan.
b. Melakukan pemeliharaan sistem untuk masalah-masalah yang kecil.
Pemeliharaan sistem yang dilakukan setiap hari (periode pendek) akan
membantu meminimalkan masalah-masalah yang muncul sehingga cepat untuk
ditangani dan selalu terkontrol secara baik.
c. Meningkatkan kemampuan atau ketrampilan pemakai didalam menjalankan atau
menggunakan sistem informasi.
d. Mempertimbangkan untuk modifikasi sistem secara total, sehingga perlu
pemikiran untuk menggantinya dengan sistem yang baru.
e. Menempatkan masalah yang terjadi kedalam rencana pengembangan sistem
yang segera dilakukan.
6.4 Taktik investigasi
a. Dengarkan, jangan mengurui (listen, do not lecture).
Jika anda tahu semua jawaban, pasti anda tidak akan melakukan investigasi.
Sehingga dalam kegiatan investigasi sebaiknya memberikan waktu yang cukup
bagi pihak manajemen atau pemakai untuk menjelaskan secara lengkap dan
jelas dan analis sistem jangan terlalu mendominasi pembicaraan.
b. Jangan memberikan pemecahan awal terhadap masalah (do not presolve the
problem).
Artinya jangan berusaha menunjukkan pemikiran untuk memecahkan masalah,
sebelum seluruh kegiatan investigasi selesai dilakukan, sehingga menghindari
solusi-solusi yang sebagian-sebagian.
c. Membandingkan cerita (compare stories).
Berbeda orang berarti berbeda pandangan terhadap masalah yang sama,
sehingga perlu melibatkan supervisor dan bawahan dalam memberikan
pandangan masalah secara jelas dan dapat dipercaya. Sebaiknya tidak
mendengarkan dari 1 sumber sehingga hanya ada 1 pandangan (opionio).
Ketika pemakai memiliki perbedaan pandangan, sebaiknya cari perbedaannya
dan kemudian mencari pandangan yang memiliki kesamaan.
d. Perhatikan keengganan tanggapan (look for reluctant responses).
Keengganan memberikan tanggapan mengindikasikan sesuatu yang disembunyikan.
Terlalu banyak masalah sistem dapt juga menyebabkan kebingungan sehingga
tidak mampu menjelaskan secara lengkap.
e. Perhatikan masalah inkonsistensi logikal (probe for logical
inconsistencies).
Inkonsistensi logikal adalah penghentian flow data dimana data tersebut
hilang, atau secara tiba-tiba muncul data tertentu. Beberapa hal yang
berhubungan dengan masalah ini :
* Ada data masukkannya tetapi tidak ada outputnya (black hole).
* Ada keluaran (output) tetapi tidak ada data masukannya (miracles).
f. Perhatikan dampak anda (observe your effect).
Memperhatikan perbedaan dari pemakai ketika anda hadir dan saat anda tidak
hadir. Penilaian secara langsung disebut dengan internal probe. Sedangkan
external probe adalah penilaian yang dilakukan tanpa diketahui oleh siapapun
(searching external material), seperti dengan menganalisa laporan, sejarah
permasalah terdahulu, dan sumber-sumber investigasi sekunder lainnya.
g. Memerlukan kerja keras, sehingga menimbulkan kebosanan (expect hard,
boring work).
Jadilah detektif yang profesional dan sabarlah dalam menangani permasalahan
sistem secara bertahap.dan berkesinambungan.
h. Hindari masalah politk (avoid politics).
Misi analis sistem adalah fakta bukan mengadili (your mission is fact,
not judgement).
6.5 Teknik investigasi
Teknik investigasi meliputi kegiatan :
a. Secara langsung (direct (internal) probes)
Yaitu untuk mengetahui secara langsung apa yang terjadi dalam lingkungan
pemakai. Mereka mengijinkan anda untuk memperhatikannya langsung tanpa
melalui pihak-pihak tertentu (interpreter). Internal probes merupakan
sumber kekacauan (disruptive), karena timbul perbedaan sikap. Internal
probes digunakan sebagai pengkayaan (a richer) dan kelompok pembenar dari
fakta yang terjadi (truer group of facts). Terdapat tiga teknik untuk
melakukan investigasi langsung, yaitu dengan :
* Kuesioner (questionnaires).
Teknik ini sangat tepat, apabila dalam investigasi memiliki kendala
waktu dan biaya. Meskipun mendapatkannya dari responde melalui blangko
isian. Adapun hal-hal dalam kuesioner kondisi akan penjelasannya akan
berbeda apabila dilakukan tatap muka langsung (face to face interview).
Hal terbaik dari kuesioner adalah sebagai dokumen yang dapat menunjukkan
perbedaan-perbedaan yang terjadi pada responden.
* Tanya jawab (interview).
Kegiatan ini membutuhkan waktu dan keahlian khusus. Tidak semua orang
dapat melakukan tanya jawab dengan sukses. Interview dapat digunakan
untuk pertanyaan yang berurutan secara mendalam disamping lebih fleksibel
sesuai dengan kondisi lapangan. Kendala yang dihadapi adalah waktu dan
keahlian khusus.
* Pengamatan (observation).
Merupakan internal probe yang kuat (a powerful internal probe).
Duduk bersama dengan pemakai sistem dengan melakukan pengamatan dengan
pertanyaan yang lebih spesifik. Mengapa anda melakukan kegiatan ini ?
atau dimana dokumen ini akan dipindahkan ?. Setiap pertanyaan mungkin
akan dapat menunjukkan pemecahan masalah misterius.
b. Secara tidak langsung (indirect (external) probes)
Kegiatan yang dapat dilakukan dengan cepat dan tidak kelihatan dari
operasional personel, sehingga dapat mengetahui sisi luar atau sesuatu
yang disembunyikan dari komunitas pemakai. Kegiatan ini akan mendominasi
pada awal kegiatan SDLC, selanjutnya internal probe untuk memperdalam.
* Aliran prosedur (procedure flow).
Prosedure operasional merupakan sarana (vehicles) bagi pegawai baru
mengerti pekerjaannya dan pengalaman karyawan untuk menangani masalah.
Jika procedure flow tidak benar, sistem informasi tidak dapat
dioperasikan secara benar pula. Gunakan system flowchart untuk
menelusuri jalannya informasi sebagai penjelasan prosedure operasinya.
Apabila ada permasalahan diprosedur, masalah tersebut mungkin akan
timbul dalam operasional yang sebenarnya.
* Mempelajari dokumen (document review).
Adalah dengan mendapatkan dan mengumpulkan dokumen-dokumen penting
(critical document). Jika masalah banyak terjadi di customer orders,
kumpulkan sumber dokumen asli dari customer orders tersebut yang
digunakan sebagai data entry-nya, format interaktif layar, detail
transaksi, ringkasan dan kesalahan laporan yang terjadi.
Dokumen seringkali menjadi penyebab masalah.
* Sampel (sampling).
Mungkin anda membutuhkan informasi dari para vendor billing yang telah
memberikan diskon pada saat pembayran, karena perusahaan kehilangan
uang saat diskon tidak diberikan ketika terjadi penundaan pembayaran.
Anda dapat melibatkan para pelanggan pembayar untuk mendapatkan
informasi (walaupun ada banyak transaksi). Akhirnya anda dapat membuat
daftar sampel data dengan pemilihan random untuk satu minggu terakhir,
memilih 20 halaman dari transaksi harian, memilih 5 item dari setiap
halaman yang terpilih., merekam informasi untuk setiap 5 item dan
menghitung rata-raa dan varian untuk sampel-sampel dari semua transaksi
pembayaran yang terjadi.
* Tabular (Tabular tools)
Disebut juga matrix, yaitu daftar cek (checklists) untuk menemukan
perselisihan (discrepancies) dalam alur transaksi seperti berikut :
=========================================================================
Output Reports
=========================================================
Record fields Order Back Customer Shipping Salesperson
detail Order Service Status Summary
---------------------------------------------------------
Customer number v v v v
Order date v
Inventory item number v v
Quantity ordered v v v v v
Warehouse location
Shipping code v v
Substitute code v v
Backorder code v v
=========================================================================
6.6 Deskripsi sistem saat ini
Menentukan kinerja sistem saat ini akan mengalami kesulitan apabila
perusahaan tidak memiliki sebuah standar pengukuran kinerja sistem.
Sayang sekali, perusahaan cenderung tidak memperbarui (to update)
dokumentasi sistem yang berjalan. Karenanya, analis memperbaiki dokumen
selama investigasi masalah sistem.
Deskripsi sistem saat ini meliputi penjelasan :
a. Masukan (inputs)
b. Keluaran (outputs)
c. File (files)
d. Elemen data (data elements)
e. Volume transaksi dan dokumen tindakan (transaction and action document
volume)
f. Diagram aliran data (data flow diagrams)
/~~~~~~~~~~~~~\
: Discontinue :
+---------+ \ SDLC /
: Systems : ~~~~~~/\~~~~~
: Goals : -----+ :
+---------+ } :
} +----------+ +-------------+ +----------+
Expectation }==>: Detected :==>: Initial :==>: Valid :
gap (problem) } : Problem : :Investigation: : Problem :
} +----------+ +-------------+ +----------+
+---------+ } :
: Current : -----+ :
: System : \/
: Status : +--------------+
+---------+ : Requirements :
: Analysis :
+--------------+
Masalah (problem) adalah kesenjangan perbedaaan (gap) antara tujuan sistem
dan kondisi sistem yang sebenarnya, dengan pengertian lain kenapa sistem
gagal untuk mencapai tujuan sistem yang telah ditentukan sebelumnya.
Untuk mengetahui hal-hal apa saja yang telah menyebabkan kegagalan sistem,
maka seorang analis sebaiknya melakukan investigasi lebih dahulu sebelum
melakukan tindakan untuk memperbaiki sistem. Dengan investigasi, seorang
analis akan lebih memahami masalah dan alur sistemnya lebih mendalam,
meskipun dalam detect problem sudah diketahui permasalahannya tetapi masih
menggambarkan garis besarnya saja.
Banyak laporan dalam deteksi masalah mungkin tidak benar-benar nyata atau
tidak dapat dipecahkan. Hal tersebut mungkin dikarenakan :
a. Tujuan yang terlalu ideal sehingga sulit atau mungkin tidak akan tercapai.
b. Sistem tidak dapat dikembangkan karena kekurangan sumberdaya, sikap atau
keduanya.
c. Pengukuran sistem yang tidak akurat.
d. Pernyataan tujuan sistem yang sudah ketinggalan (statement of goals is
dated).
e. Kesenjangan antara sistem yang ideal dan sistem saat ini sifatnya
sementara (the gap between the ideal and the current system is temporary
and will decrease given patience).
Dalam tahap problem solving, sebaiknya memberikan penjelasan tentang :
a. Penjabaran kondisi sistem yang berjalan melalui kegiatan investigasi
secara rinci.
b. Mendapatkan konsensus sistem yang ideal.
c. Mengembangkan beberapa alternatif untuk mengurangi perbedaan (gap)
antara sistem yang ideal dengan sistem yang sedang berjalan.
d. Memilih alternatif yang terbaik dan menjualnya ke manajemen.
Tugas mulai point b sampai d akan memakan waktu yang cukup lama termasuk
biaya yang dibutuhkan. Tujuan dari investigasi adalah untuk memantapkan
atau menunjukkan masalah yang sebenarnya terjadi disamping sebagai cara
seorang analis untuk mengerti sistemnya secara mendalam.
6.2 Kendala dalam sistem investigasi
Dalam melakukan investigasi terdapat beberapa hambatan atau kendala yang
akan terjadi , diantaranya masalah :
a. Waktu (time)
Analis kekurangan sumber daya (resource) waktu, sehingga hanya melakukan
sebagian kegiatan investigasi. Biasanya waktu berhubungan dengan masalah
biaya yang dibutuhkan.
b. Biaya (cost)
Seringkali biaya yang dikeluarkan berhubungan dengan lamanya waktu untuk
kegiatan investigas, sehingga manajemen akan memberikan batasan biaya.
c. Ilmu pengetahuan (knowledge)
Manager sistem informasi cenderung menyuruh analis yunior yang belum
memiliki keahlian teknis atau pengetahuan yang cukup, sehingga akan
berdampak pada hasil investigasi yang kurang mendalam,matang atau lengkap.
d. Politik (politics)
Manajemen atau pihak-pihak tertentu mungkin menyebarkan isu-isu yang
tujuannya untuk menghambat kegiatan investigasi.
e. Campur tangan (interference)
Adalah terdapatnya pihak-pihak yang berusaha campur tangan atau mengatur
dalam kegiatan investigas sehingga akan menganggu atau menimbulkan
kekacauan.
6.3 Rekomendasi
Hasil dari investigasi adalah sebuah rekomendasi, yang salah satunya adalah
sebagai berikut :
a. Tidak mengambil tindakan apapun karena tidak ditemukan masalah.
Hal tersebut dapat terjadi karena mungkin dalam preliminary report,
masalahnya dibuat-buat sehingga pada saat dilakukan investigasi masalah-
masalahnya tersebut tidak terjadi atau tidak ditemukan.
b. Melakukan pemeliharaan sistem untuk masalah-masalah yang kecil.
Pemeliharaan sistem yang dilakukan setiap hari (periode pendek) akan
membantu meminimalkan masalah-masalah yang muncul sehingga cepat untuk
ditangani dan selalu terkontrol secara baik.
c. Meningkatkan kemampuan atau ketrampilan pemakai didalam menjalankan atau
menggunakan sistem informasi.
d. Mempertimbangkan untuk modifikasi sistem secara total, sehingga perlu
pemikiran untuk menggantinya dengan sistem yang baru.
e. Menempatkan masalah yang terjadi kedalam rencana pengembangan sistem
yang segera dilakukan.
6.4 Taktik investigasi
a. Dengarkan, jangan mengurui (listen, do not lecture).
Jika anda tahu semua jawaban, pasti anda tidak akan melakukan investigasi.
Sehingga dalam kegiatan investigasi sebaiknya memberikan waktu yang cukup
bagi pihak manajemen atau pemakai untuk menjelaskan secara lengkap dan
jelas dan analis sistem jangan terlalu mendominasi pembicaraan.
b. Jangan memberikan pemecahan awal terhadap masalah (do not presolve the
problem).
Artinya jangan berusaha menunjukkan pemikiran untuk memecahkan masalah,
sebelum seluruh kegiatan investigasi selesai dilakukan, sehingga menghindari
solusi-solusi yang sebagian-sebagian.
c. Membandingkan cerita (compare stories).
Berbeda orang berarti berbeda pandangan terhadap masalah yang sama,
sehingga perlu melibatkan supervisor dan bawahan dalam memberikan
pandangan masalah secara jelas dan dapat dipercaya. Sebaiknya tidak
mendengarkan dari 1 sumber sehingga hanya ada 1 pandangan (opionio).
Ketika pemakai memiliki perbedaan pandangan, sebaiknya cari perbedaannya
dan kemudian mencari pandangan yang memiliki kesamaan.
d. Perhatikan keengganan tanggapan (look for reluctant responses).
Keengganan memberikan tanggapan mengindikasikan sesuatu yang disembunyikan.
Terlalu banyak masalah sistem dapt juga menyebabkan kebingungan sehingga
tidak mampu menjelaskan secara lengkap.
e. Perhatikan masalah inkonsistensi logikal (probe for logical
inconsistencies).
Inkonsistensi logikal adalah penghentian flow data dimana data tersebut
hilang, atau secara tiba-tiba muncul data tertentu. Beberapa hal yang
berhubungan dengan masalah ini :
* Ada data masukkannya tetapi tidak ada outputnya (black hole).
* Ada keluaran (output) tetapi tidak ada data masukannya (miracles).
f. Perhatikan dampak anda (observe your effect).
Memperhatikan perbedaan dari pemakai ketika anda hadir dan saat anda tidak
hadir. Penilaian secara langsung disebut dengan internal probe. Sedangkan
external probe adalah penilaian yang dilakukan tanpa diketahui oleh siapapun
(searching external material), seperti dengan menganalisa laporan, sejarah
permasalah terdahulu, dan sumber-sumber investigasi sekunder lainnya.
g. Memerlukan kerja keras, sehingga menimbulkan kebosanan (expect hard,
boring work).
Jadilah detektif yang profesional dan sabarlah dalam menangani permasalahan
sistem secara bertahap.dan berkesinambungan.
h. Hindari masalah politk (avoid politics).
Misi analis sistem adalah fakta bukan mengadili (your mission is fact,
not judgement).
6.5 Teknik investigasi
Teknik investigasi meliputi kegiatan :
a. Secara langsung (direct (internal) probes)
Yaitu untuk mengetahui secara langsung apa yang terjadi dalam lingkungan
pemakai. Mereka mengijinkan anda untuk memperhatikannya langsung tanpa
melalui pihak-pihak tertentu (interpreter). Internal probes merupakan
sumber kekacauan (disruptive), karena timbul perbedaan sikap. Internal
probes digunakan sebagai pengkayaan (a richer) dan kelompok pembenar dari
fakta yang terjadi (truer group of facts). Terdapat tiga teknik untuk
melakukan investigasi langsung, yaitu dengan :
* Kuesioner (questionnaires).
Teknik ini sangat tepat, apabila dalam investigasi memiliki kendala
waktu dan biaya. Meskipun mendapatkannya dari responde melalui blangko
isian. Adapun hal-hal dalam kuesioner kondisi akan penjelasannya akan
berbeda apabila dilakukan tatap muka langsung (face to face interview).
Hal terbaik dari kuesioner adalah sebagai dokumen yang dapat menunjukkan
perbedaan-perbedaan yang terjadi pada responden.
* Tanya jawab (interview).
Kegiatan ini membutuhkan waktu dan keahlian khusus. Tidak semua orang
dapat melakukan tanya jawab dengan sukses. Interview dapat digunakan
untuk pertanyaan yang berurutan secara mendalam disamping lebih fleksibel
sesuai dengan kondisi lapangan. Kendala yang dihadapi adalah waktu dan
keahlian khusus.
* Pengamatan (observation).
Merupakan internal probe yang kuat (a powerful internal probe).
Duduk bersama dengan pemakai sistem dengan melakukan pengamatan dengan
pertanyaan yang lebih spesifik. Mengapa anda melakukan kegiatan ini ?
atau dimana dokumen ini akan dipindahkan ?. Setiap pertanyaan mungkin
akan dapat menunjukkan pemecahan masalah misterius.
b. Secara tidak langsung (indirect (external) probes)
Kegiatan yang dapat dilakukan dengan cepat dan tidak kelihatan dari
operasional personel, sehingga dapat mengetahui sisi luar atau sesuatu
yang disembunyikan dari komunitas pemakai. Kegiatan ini akan mendominasi
pada awal kegiatan SDLC, selanjutnya internal probe untuk memperdalam.
* Aliran prosedur (procedure flow).
Prosedure operasional merupakan sarana (vehicles) bagi pegawai baru
mengerti pekerjaannya dan pengalaman karyawan untuk menangani masalah.
Jika procedure flow tidak benar, sistem informasi tidak dapat
dioperasikan secara benar pula. Gunakan system flowchart untuk
menelusuri jalannya informasi sebagai penjelasan prosedure operasinya.
Apabila ada permasalahan diprosedur, masalah tersebut mungkin akan
timbul dalam operasional yang sebenarnya.
* Mempelajari dokumen (document review).
Adalah dengan mendapatkan dan mengumpulkan dokumen-dokumen penting
(critical document). Jika masalah banyak terjadi di customer orders,
kumpulkan sumber dokumen asli dari customer orders tersebut yang
digunakan sebagai data entry-nya, format interaktif layar, detail
transaksi, ringkasan dan kesalahan laporan yang terjadi.
Dokumen seringkali menjadi penyebab masalah.
* Sampel (sampling).
Mungkin anda membutuhkan informasi dari para vendor billing yang telah
memberikan diskon pada saat pembayran, karena perusahaan kehilangan
uang saat diskon tidak diberikan ketika terjadi penundaan pembayaran.
Anda dapat melibatkan para pelanggan pembayar untuk mendapatkan
informasi (walaupun ada banyak transaksi). Akhirnya anda dapat membuat
daftar sampel data dengan pemilihan random untuk satu minggu terakhir,
memilih 20 halaman dari transaksi harian, memilih 5 item dari setiap
halaman yang terpilih., merekam informasi untuk setiap 5 item dan
menghitung rata-raa dan varian untuk sampel-sampel dari semua transaksi
pembayaran yang terjadi.
* Tabular (Tabular tools)
Disebut juga matrix, yaitu daftar cek (checklists) untuk menemukan
perselisihan (discrepancies) dalam alur transaksi seperti berikut :
=========================================================================
Output Reports
=========================================================
Record fields Order Back Customer Shipping Salesperson
detail Order Service Status Summary
---------------------------------------------------------
Customer number v v v v
Order date v
Inventory item number v v
Quantity ordered v v v v v
Warehouse location
Shipping code v v
Substitute code v v
Backorder code v v
=========================================================================
6.6 Deskripsi sistem saat ini
Menentukan kinerja sistem saat ini akan mengalami kesulitan apabila
perusahaan tidak memiliki sebuah standar pengukuran kinerja sistem.
Sayang sekali, perusahaan cenderung tidak memperbarui (to update)
dokumentasi sistem yang berjalan. Karenanya, analis memperbaiki dokumen
selama investigasi masalah sistem.
Deskripsi sistem saat ini meliputi penjelasan :
a. Masukan (inputs)
b. Keluaran (outputs)
c. File (files)
d. Elemen data (data elements)
e. Volume transaksi dan dokumen tindakan (transaction and action document
volume)
f. Diagram aliran data (data flow diagrams)
Permasalahan Sistem
Semua sistem informasi akan mempunyai masalah, tanpa memperdulikan seberapa
baiknya sistem tersebut didesain. Beberapa hal yang menyababkan sistem
informasi mempunyai masalah, antara lain karena :
a. Waktu (overtime).
b. Lingkungan sistem yang berubah.
c. Perubahan prosedur operasional.
Perbaikan masalah sistem informasi disebut maintenance programming, yang
meliputi tanggapan terhadap masalah sistem dan penambahan fungsi baru ke
sistem. Maintenance programming mencakup 60 sampai 90 persen dari
programming budget dan menunjukkan apakah sistem informasi yang memburuk
perlu diganti atau dipertahankan dengan melakukan perbaikan kecil (minor).
Masalah sistem informasi berhungan dengan karakteristik informasi, yaitu :
1. Relevansi (relevancy).
2. Keakuratan (accuracy), yang memiliki faktor : kelengkapan (completeness), kebenaran (correctness), dan keamanan (security).
3. Ketepatan waktu (timeliness).
4. Ekonomi (economy), yang memiliki faktor : sumber daya (resources) dan biaya (cost).
5. Efisiensi (eficiency).
6. Dapat dipercaya (reliability).
7. Kegunaan (usability).
Relevansi (relevancy)
Hasil dari sistem informasi (SI) harus dapat digunakan untuk kegiatan
managemen ditingkat operasional, taktis dan strategik. Jika tidak dapat
digunakan, informasi tersebut layak untuk tidak diperhatikan lagi.
Beberapa gejala dari informasi yang tidak lagi relevan, antara lain :
* Banyak laporan yang isinya terlalu panjang
* Laporan tidak digunakan oleh pihak yang menerimanya.
* Permintaan informasi tidak tersedia dalam SI.
* Sebagai laporan yang tersedia tetapi tidak diminta/dibutuhkan.
* Bertumpuknya keluhan-keluhan pemakai ketika laporan tidak diproduksi dan disebarluaskan.
Kelengkapan (completeness)
Data tidak hanya dimasukkan secara benar, tetapi juga harus lengkap.
Apabila sebuah sistem informasi memiliki 95% keakuratan data, tetapi hanya
80% dari kebutuhan informasi, maka sistem akan tidak efektif.
Berikut beberapa gejala ketidaklengkapan (incompleteness).
* Sebagian data dikembalikan ke pemakai karena sumber dokumennya atau isian formulirnya tidak lengkap.
* Pengawas data menunjukkan sebuah atau lebih isian field yang tidak diisi karena kesengajaan atau ketidaksengajaan.
* Bagian pemasukan data menelepon ke pemakai untuk mengklarifikasikan data dari sumber-sumber dokumennya.
Kebenaran (correctness)
Kebenaran biasanya dipikir sebagai keakuratan. Semua data dari field
harus dimasukkan secara benar. Berikut gejala dari ketidakbenaran, antara
lain :
* Total kesalahan transaksi mengalami kenaikan dibanding kualitasnya.
* Permintaan untuk perubahan program mengalami kenaikan.
* Masalah yang terjadi setelah akhir hari kerja normal mengalami kenaikan.
* Jumlah kesalahan kritis mengalami kenaikan. Sebagai contoh adalah kesalahan saldo hutang nasabah dapat mengurangi masukan kas, sehingga membuat nasabah mengalami ketidakpuasan.
Keamanan (security)
Seringkali informasi dikirimkan ke setiap orang yang membutuhkannya.
Pengawasan keamanan adalah struktur pengecekan untuk memutuskan jika
informasi yang sensitif ditujukan kepada pemakai yang tidak sah.
Ketepatan waktu (timeliness)
Beberapa gejala yang menunjukkan masalah ketepatan waktu :
* Keluaran (throughput) sistem informasi mengalami penurunan. Troughput adalah tingkat proses transaksi sampai akhir waktu yang bebas kesalahan.
* Tumpukan pemasukan data mengalami kenaikan. Sebuah tumpukan pemasukan data terjadi ketika data transaksi tidak langsung dimasukkan pada saat itu (ditunda/tertunda).
* Keluhan tentang lambatnya sistem membuat laporan mengalami kenaikan.
* Waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki kesalahan program mengalami kenaikan.
* Banyaknya keluhan dari pemakai tentang kesulitan dalam menghubungi staff pemeliharaan program dan staff operasinya.
Ekonomi (economy)
Biaya sistem informasi akan mengalami kenaikan sesuai dengan berjalannya
waktu. Meskipun ada beberapa biaya yang mengalami penurunan, dan sebagian
akan naik Banyak hal yang menunjukkan kenaikan biaya, seperti konsultan
pemeliharaan hardware dan program, dan sebagainya. Banyak organisasi
merekrut konsultan sebagai programmer atau analis selama proyek.
Untuk jangka pendek secara drastis akan menaikkan biaya tenaga kerja,
tetapi untuk jangka panjang mengurangi biaya karena mempertimbangkan
keuntungan sistem informasi yang didapat.
Efisiensi (eficiency)
Efisiensi adalah berapa banyak produksi meningkat karena tambahan unit
sumber daya dalam proses produksinya. Untuk contoh, sebuah perusahaan
mengeluarkan $500.000 untuk sistem inventory. Penjualan mengalami kenaikan
$100.000 sebagai hasil dari sistem baru tersebut.
Efisiensi dari sistem tersebut adalah :
100.000
------- = 20%
500.000
Disini beberapa rasio yang dapat dihitung dan dianalisa, antara lain :
* Keluaran / nilai uang (trougput/dollar).
* Keluaran / waktu untuk memasukkan data (trougput/data entry hours worked).
* Transaksi tanpa kesalahan/waktu (errorless transaction/hours).
* Kesalahan yang dibetulkan/nilai uang (errors corrected/dollar).
* Perubahan program/jumlah programmer (program changes/number of programmers).
* Biaya kertas/transaksi (paper costs/transaction).
Dapat dipercaya (reliability)
Sebuah indikator penting dari sistem informasi yang adalah dengan
memperhatikan masalah reliabilitasnya. Beberapa gejala tentang masalah
reliabilitas, antara lain :
* Computer downtime, yaitu sistem informasi bekerja dengan baik ketika komputernya bagus, kemudian komputer mengalami penurunan.
* Banyaknya karyawan mengalami pergantian (turnover), yaitu tingkat rata-rata karyawan bekerja dengan baik keluar, dan karyawan baru ditraining.
* Waktu perbaikan kesalahan program, yaitu pemakai tidak dapat memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki sebuah kesalahan informasi, barangkali satu jam atau empat minggu.
* Biaya, yaitu tingginya varian rata-rata biaya setiap bulannya.
* Tumpukan transaksi, yaitu jumlah transaksi yang tertunda atau ditolak.
* Rata-rata kesalahan, yaitu rata-rata kesalahan yang tidak dapat diprediksi, sehingga perlu menguranginya.
Kegunaan (usability)
Tidak ada hal yang lebih baik dari sebuah sistem yang dirancang sesuai
dengan kriteria. Jika sistem sulit digunakan, berarti adalah masalah
dalam sistem.
Beberapa gejala yang menunjukkan sedikit kegunaan (poor usability) sistem,
antara lain :
* Lamanya waktu pelatihan bagi pemakai pemula.
* Tingginya rata-rata kesalahan yang terjadi.
* Naiknya keluhan-keluhan pemakai.
* Naiknya kemangkiran dari sebagian pemakai komputer.
baiknya sistem tersebut didesain. Beberapa hal yang menyababkan sistem
informasi mempunyai masalah, antara lain karena :
a. Waktu (overtime).
b. Lingkungan sistem yang berubah.
c. Perubahan prosedur operasional.
Perbaikan masalah sistem informasi disebut maintenance programming, yang
meliputi tanggapan terhadap masalah sistem dan penambahan fungsi baru ke
sistem. Maintenance programming mencakup 60 sampai 90 persen dari
programming budget dan menunjukkan apakah sistem informasi yang memburuk
perlu diganti atau dipertahankan dengan melakukan perbaikan kecil (minor).
Masalah sistem informasi berhungan dengan karakteristik informasi, yaitu :
1. Relevansi (relevancy).
2. Keakuratan (accuracy), yang memiliki faktor : kelengkapan (completeness), kebenaran (correctness), dan keamanan (security).
3. Ketepatan waktu (timeliness).
4. Ekonomi (economy), yang memiliki faktor : sumber daya (resources) dan biaya (cost).
5. Efisiensi (eficiency).
6. Dapat dipercaya (reliability).
7. Kegunaan (usability).
Relevansi (relevancy)
Hasil dari sistem informasi (SI) harus dapat digunakan untuk kegiatan
managemen ditingkat operasional, taktis dan strategik. Jika tidak dapat
digunakan, informasi tersebut layak untuk tidak diperhatikan lagi.
Beberapa gejala dari informasi yang tidak lagi relevan, antara lain :
* Banyak laporan yang isinya terlalu panjang
* Laporan tidak digunakan oleh pihak yang menerimanya.
* Permintaan informasi tidak tersedia dalam SI.
* Sebagai laporan yang tersedia tetapi tidak diminta/dibutuhkan.
* Bertumpuknya keluhan-keluhan pemakai ketika laporan tidak diproduksi dan disebarluaskan.
Kelengkapan (completeness)
Data tidak hanya dimasukkan secara benar, tetapi juga harus lengkap.
Apabila sebuah sistem informasi memiliki 95% keakuratan data, tetapi hanya
80% dari kebutuhan informasi, maka sistem akan tidak efektif.
Berikut beberapa gejala ketidaklengkapan (incompleteness).
* Sebagian data dikembalikan ke pemakai karena sumber dokumennya atau isian formulirnya tidak lengkap.
* Pengawas data menunjukkan sebuah atau lebih isian field yang tidak diisi karena kesengajaan atau ketidaksengajaan.
* Bagian pemasukan data menelepon ke pemakai untuk mengklarifikasikan data dari sumber-sumber dokumennya.
Kebenaran (correctness)
Kebenaran biasanya dipikir sebagai keakuratan. Semua data dari field
harus dimasukkan secara benar. Berikut gejala dari ketidakbenaran, antara
lain :
* Total kesalahan transaksi mengalami kenaikan dibanding kualitasnya.
* Permintaan untuk perubahan program mengalami kenaikan.
* Masalah yang terjadi setelah akhir hari kerja normal mengalami kenaikan.
* Jumlah kesalahan kritis mengalami kenaikan. Sebagai contoh adalah kesalahan saldo hutang nasabah dapat mengurangi masukan kas, sehingga membuat nasabah mengalami ketidakpuasan.
Keamanan (security)
Seringkali informasi dikirimkan ke setiap orang yang membutuhkannya.
Pengawasan keamanan adalah struktur pengecekan untuk memutuskan jika
informasi yang sensitif ditujukan kepada pemakai yang tidak sah.
Ketepatan waktu (timeliness)
Beberapa gejala yang menunjukkan masalah ketepatan waktu :
* Keluaran (throughput) sistem informasi mengalami penurunan. Troughput adalah tingkat proses transaksi sampai akhir waktu yang bebas kesalahan.
* Tumpukan pemasukan data mengalami kenaikan. Sebuah tumpukan pemasukan data terjadi ketika data transaksi tidak langsung dimasukkan pada saat itu (ditunda/tertunda).
* Keluhan tentang lambatnya sistem membuat laporan mengalami kenaikan.
* Waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki kesalahan program mengalami kenaikan.
* Banyaknya keluhan dari pemakai tentang kesulitan dalam menghubungi staff pemeliharaan program dan staff operasinya.
Ekonomi (economy)
Biaya sistem informasi akan mengalami kenaikan sesuai dengan berjalannya
waktu. Meskipun ada beberapa biaya yang mengalami penurunan, dan sebagian
akan naik Banyak hal yang menunjukkan kenaikan biaya, seperti konsultan
pemeliharaan hardware dan program, dan sebagainya. Banyak organisasi
merekrut konsultan sebagai programmer atau analis selama proyek.
Untuk jangka pendek secara drastis akan menaikkan biaya tenaga kerja,
tetapi untuk jangka panjang mengurangi biaya karena mempertimbangkan
keuntungan sistem informasi yang didapat.
Efisiensi (eficiency)
Efisiensi adalah berapa banyak produksi meningkat karena tambahan unit
sumber daya dalam proses produksinya. Untuk contoh, sebuah perusahaan
mengeluarkan $500.000 untuk sistem inventory. Penjualan mengalami kenaikan
$100.000 sebagai hasil dari sistem baru tersebut.
Efisiensi dari sistem tersebut adalah :
100.000
------- = 20%
500.000
Disini beberapa rasio yang dapat dihitung dan dianalisa, antara lain :
* Keluaran / nilai uang (trougput/dollar).
* Keluaran / waktu untuk memasukkan data (trougput/data entry hours worked).
* Transaksi tanpa kesalahan/waktu (errorless transaction/hours).
* Kesalahan yang dibetulkan/nilai uang (errors corrected/dollar).
* Perubahan program/jumlah programmer (program changes/number of programmers).
* Biaya kertas/transaksi (paper costs/transaction).
Dapat dipercaya (reliability)
Sebuah indikator penting dari sistem informasi yang adalah dengan
memperhatikan masalah reliabilitasnya. Beberapa gejala tentang masalah
reliabilitas, antara lain :
* Computer downtime, yaitu sistem informasi bekerja dengan baik ketika komputernya bagus, kemudian komputer mengalami penurunan.
* Banyaknya karyawan mengalami pergantian (turnover), yaitu tingkat rata-rata karyawan bekerja dengan baik keluar, dan karyawan baru ditraining.
* Waktu perbaikan kesalahan program, yaitu pemakai tidak dapat memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki sebuah kesalahan informasi, barangkali satu jam atau empat minggu.
* Biaya, yaitu tingginya varian rata-rata biaya setiap bulannya.
* Tumpukan transaksi, yaitu jumlah transaksi yang tertunda atau ditolak.
* Rata-rata kesalahan, yaitu rata-rata kesalahan yang tidak dapat diprediksi, sehingga perlu menguranginya.
Kegunaan (usability)
Tidak ada hal yang lebih baik dari sebuah sistem yang dirancang sesuai
dengan kriteria. Jika sistem sulit digunakan, berarti adalah masalah
dalam sistem.
Beberapa gejala yang menunjukkan sedikit kegunaan (poor usability) sistem,
antara lain :
* Lamanya waktu pelatihan bagi pemakai pemula.
* Tingginya rata-rata kesalahan yang terjadi.
* Naiknya keluhan-keluhan pemakai.
* Naiknya kemangkiran dari sebagian pemakai komputer.
Analisis Sistem Informasi
Catatan pertama yang menunjukkan kemampuan manusia dapat mengolah data dan informasi, menurut ahli sejarah, adalah pada 3500 tahun sebelum masehi, yaitu ketika para pedagang Babilonia mencatat kepemilikan dan hasil kekayaan mereka pada tanah liat.
Pengolahan data menurut sejarah mengalami perkembangan yang revolusioner, akan tetapi dengan ditemukannya teknologi dan pengetahuan baru dalam bidang bahasa dan matematika maka dapat dibagi empat revolusi perkembangan dalam pengolahan data. Revolusi pertama adalah pengembangan bahasa dan matematika; revolusi kedua ditemukannya alat cetak; revolusi ketiga berkembangnya media massa, dan revolusi keempat berkembangnya komputer digital.
Menurut perkembangannya, terdapat dua alasan manusia mengolah data dan informasi, yaitu pertama karena dorongan alami manusia untuk menyatakan jumlah kepemilikan dan harta kekayaan; kedua untuk survei administratif pada kepemerintahan. Akan tetapi dalam perkembangan dunia modern, kebutuhan akan data dan informasi semakin kompleks sehingga diperlukan adanya suatu sistem formal dalam pengolahan data dan informasi. Semakin kompleks kebutuhan suatu organisasi maka semakin rumit sistem pengolahan data yang harus dibuat oleh organisasi untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan.
Konsep data dan Informasi
Data adalah fakta dan angka yang tidak sedang digunakan pada proses keputusan, dan biasanya berbentuk catatan historis yang dicatat dan diarsipkan tanpa maksud segera diambil kembali untuk pengambilan keputusan. Sedangkan informasi adalah sekumpulan data yang telah diambil kembali, diolah, dan digunakan untuk kesimpulan, argumentasi atau sebagai dasar peramalan dan pengambilan keputusan. Dengan kata lain, data adalah bahan mentah informasi.
Dalam konteks komunikasi, informasi adalah kejadian atau serangkaian kejadian yang mengandung pesan, yang ketika dipersepsi oleh penerima melalui proses pemaknaan, akan menambah pengetahuan bagi penerima tersebut. Dengan demikian kejadian atau data menjadi informasi adalah bergantung kepada pengguna, dan makna informasi bergantung kepada persepsi, latar belakang, dan penilaian pengguna.
Informasi berfungsi untuk meningkatkan pengetahuan dan mengurangi ketidakpastian pengguna.
Proses Pembuatan Informasi dari Data
Data merupakan elemen dasar untuk pembuatan informasi. Data dapat diubah menjadi sesuatu yang berarti melalui proses dalam suatu model keputusan.
Informasi merupakan produk pokok dari sistem informasi. Hal yang mendasari suatu proses keputusan adalah ketidaktentuan. Informasi mempunyai dua fungsi dasar, yaitu mengurangi keragaman dan memberikan umpan balik.
Informasi merupakan komoditas yang berguna dan bernilai, dan sebagai konsekuensinya diperlukan biaya untuk menghasilkannya. Agar lebih ekonomis maka biaya untuk menghasilkan informasi harus sesuai dengan nilainya.
Pengolahan data menjadi informasi dapat melalui empat metode, yaitu (1) manual, (2) elektromekanik, (3) perlengkapan punched card (kartu pencatat), dan (4) komputer elektronik (termasuk di dalamnya penggunaan CD-rom).
Untuk memahami kemampuan/kinerja metode pengolahan data perlu memperhatikan: penanaman modal awal; persiapan; konversi; kebutuhan; kecepatan pengolahan; kemampuan penghitungan; kontrol pengolahan; pendeteksian kesalahan otomatis; kemampuan pembuatan keputusan; degradasi sistem dan tingkat otomasi.
Pengadaan informasi memerlukan biaya. Pertimbangan biaya dalam sebuah pengolahan informasi dapat memperhatikan: harga perangkat kerasnya; harga perancangan dan penerapan analisis sistem; harga untuk faktor kendali lingkungan; harga suatu konversi; dan harga pengoperasian.
Selain harga, nilai informasi perlu juga mendapat perhatian analis sitem, yaitu menyangkut pada: aksesibilitas, kelengkapan, keakuratan, ketepatan, singkat waktu, kejelasan, kelenturan, kemampuan diuji, kebebasan dari bias; dan dapat dihitung.
Analisis Sistem dan Konsepsi Sistem
Ilmu sistem dalam perkembangannya dipengaruhi oleh Kibernetika, sebagai penggambaran umpan balik dalam mengatur gerakan mekanis, atau sebagai pengendali dan komunikasi.
Sistem secara sederhana dapat didefinisikan sebagai suatu kumpulan objek-objek yang terangkai dalam interaksi dan saling ketergantungan yang teratur.
Konsepsi sistem merupakan abstraksi komponen-komponen pembentuk sistem ke dalam suatu definisi. Konsepsi sistem memiliki beberapa aspek, yaitu (1) unsur-unsur sistem; (2) tujuan sistem; (3) tindakan untuk mencapai tujuan; (4) proses; (5) output; (6) ukuran keberhasilan.
Hubungan antarsistem atau subsistem dapat bersifat hubungan seri dan hubungan pararel. Sedangkan klasifikasi sistem dapat dilihat dari tingkat keterdugaannya dan kerumitannya.
Fungsi Manajemen di Dalam Organisasi
Sistem dapat secara efektif dideskripsikan dan dianalisis. Klasifikasi sistem secara garis besar di antara deterministik sederhana sampai probabilistik yang rumit.
Khususnya dalam organisasi bisnis, secara sederhana aktivitas manajemen adalah perencanaan (planning), pengendalian (controlling), dan pengambilan keputusan (decision making).
Perencanaan bukan hanya menentukan tujuan, tetapi juga deskripsi aktivitas, metode, dan perpaduannya agar tujuan tersebut dapat dicapai. Manajemen memerlukan informasi untuk membantu pemilihan rencana yang terbaik dalam mencapai tujuan tersebut.
Aktivitas pengendalian secara keseluruhan tidak efektif tanpa informasi. Untuk mempengaruhi kendali, manajemen harus memiliki subsistem yang berfungsi untuk mengukur output sistem dan membandingkannya dengan tujuan yang direncanakan. Kemudian, fungsi manajemen terutama dapat melakukan tindakan yang tepat untuk memperbaiki penyimpangan hasil rencana.
Pengambilan keputusan secara mendasar merupakan aktivitas pemecahan masalah. Terdapat empat elemen proses pengambilan keputusan, yaitu: model, kriteria, hambatan, dan optimasi. Beberapa keputusan merupakan aktivitas rutin, beberapa lainnya merupakan pemecahan masalah yang timbul. Proses pengambilan keputusan dapat diambil dalam tiga tingkatan: strategis, yang merupakan kebijakan dan perencanaan jangka panjang; taktis, yang merupakan implementasi dari perencanaan; dan teknis, yang merupakan kegiatan dari hari ke hari.
Analisis Sistem dan Konsepsi Sistem
Suatu sistem informasi didefinisikan sebagai kumpulan komponen-komponen yang menampilkan pelaksanaan pengolahan data yang sistematis dan formal untuk (1) keperluan transaksi pengolahan data resmi, (2) menyajikan informasi bagi pengambilan keputusan, dan (3) menyajikan laporan, bagi keperluan eksternal.
Sistem informasi sebagai suatu pendekatan transaksional data dan yang menangani operasi pengolahan data rutin. Sistem informasi berperan penting dalam menghasilkan nilai output yang diperlukan bagi pengambilan keputusan sehingga diharapkan menghasilkan sepuluh nilai informasi.
Dalam konteks organisasi, sistem informasi dipengaruhi oleh kondisi internal dan eksternal. Kondisi internal berupa manajemen organisasi dan kondisi eksternal adalah pengguna.
Sistem Informasi didalam Organisasi
Sistem informasi akuntansi (SIA) adalah merupakan suatu aplikasi yang dapat membantu pengolahan data dengan volume yang tinggi, meliputi empat tugas utama, yaitu: pengumpulan data, manipulasi data, penyimpanan data dan penyimpanan dokumen. Informasi digunakan oleh pemakai di dalam maupun luar organisasi.
Sistem yang khusus memenuhi kebutuhan informasi bagi intern organisasi adalah Sistem Informasi Manajemen (SIM). Informasi yang dihasilkan SIM tidak berkewajiban untuk menyediakan informasi bagi lingkungan.
Sistem informasi yang diterapkan pada sub-sistem organisasi yang melakukan aktivitas berdasarkan fungsionalnya disebut Sistem Informasi Fungsional. Terdapat empat sistem informasi fungsional ini, yaitu Sistem Informasi Pemasaran, Sistem Informasi Manufaktur, Sistem Informasi Keuangan, dan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Di atas sistem-sistem infomasi tersebut terdapat suatu sistem yang disebut Sistem Informasi Eksekutif.
Komputer Sebagai Media Penyimpan Data
Komputer sebagai perangkat pengumpul, penyimpan, dan penyaji data memiliki kemampuan yang beragam sesuai dengan kapasitas penyimpan data. Data tersimpan dalam alat penyimpanan (data storage) yang berupa penyimpanan utama (primary storage) dan penyimpanan sekunder (secondary storage). Untuk dapat bekerja dengan baik, sebuah ruang kerja komputer harus dirancang khusus.
Cara Kerja Komputer
Komputer bekerja dalam lingkungan yang terbentuk atas hardware, software dan staf. Dalam kerjanya, proses komputer mengalami perputaran dari awal pemasukan sampai kemudian penyajian data. Data masuk dalam komputer melalui dua cara utama, yaitu batch processing dan on-line processing. Komputer di samping sebagai penyimpan, dapat juga dijadikan sebagai terminal. Terdapat beberapa perangkat khusus untuk memasukkan data ke dalam komputer.
Perangkat dan Hasil Kerja Komputer
Penyajian hasil proses komputer dapat dilihat dalam dua bentuk utama, yaitu Softcopy dan hardcopy. Softcopy adalah tampilan berupa gambar diam ataupun bergerak dalam monitor komputer, sedangkan hardcopy adalah tampilan hasil kerja komputer dalam bentuk cetakan. Alat cetak atau printer terdiri atas dua bentuk utama, yaitu impact dan Non-impact Printer. Di samping itu hasil kerja komputer dapat juga berupa gerakan robotik dan suara.
Bekerja dengan Komputer
Komputer sebagai perangkat pengumpul, penyimpan, dan penyaji data akan dapat memberikan hasil yang maksimal jika dioperasikan dalam kondisi kerja yang baik. Perhatian yang diberikan kepada masalah tersebut dikenal dengan istilah ERGONOMIC CONSIDERATION. Hal yang harus diperhatikan dalam bekerja dengan komputer adalah lingkungan kerja, perangkat keras dan kerja sama antara komputer dan pemakainya.
Mengenal Pangkalan Data (Data Base)
Pangkalan data dalam pemasangannya memiliki sembilan tujuan utama yang menyangkut keuntungan pemasangan dan kemampuan yang dimiliki pangkalan data. Dalam pembangunan pangkalan data terdapat pandangan yang pro dan kontra mengenai perlu atau tidaknya ada pangkalan data. Dalam pangkalan data, data dapat dibagi ke dalam dua bentuk, yaitu bentuk logis dan bentuk fisik.
Rancangan Pangkalan Data (Data Base)
Sistem manajemen pangkalan data adalah satu perangkat software yang terintegrasi untuk mengontrol dan mengatur data dalam pangkalan data. Pangkalan data menangani permintaan dari program aplikasi yang dihasilkan dari bahasa khusus yang disebut data manipulation language (DML). Untuk menghasilkan tampilan bagi pengguna, model data menggambarkan bentuk/gambaran dalam sebuah bahasa yang disebut data definition language (DDL). Bahasa ini memberitahu DBMS bagaimana data harus terstruktur. Oleh karena itu DML memanipulasi data, DDL menggambarkan struktur data, sedangkan DBMS mengatur dan mengkoordinasi data sesuai dengan permintaan DML dan gambaran DDL.
Struktur Data
Hubungan antara data mandiri (entities) membentuk sebuah struktur data. Ada tiga jenis hubungan: satu-ke-satu, satu-ke-banyak, dan banyak-ke-banyak. Terdapat juga tiga jenis data struktur: pohon atau hierarki, jaringan, dan relasional.
1.
Struktur pohon atau hierarki memiliki elemen data dalam bentuk seperti pohon. Sebuah data mandiri tidak boleh memiliki lebih dari satu data mandiri yang dimiliki. Struktur ini mudah dirancang dan dimengerti.
2.
Struktur jaringan memungkinkan hubungan 1:1, 1:B, atau B:B antara data mandiri. Struktur ini menunjukkan keadaan sebenarnya, walaupun kemudian dapat menjadi sangat rumit.
3.
Struktur relasional memiliki data dan hubungan yang ditampilkan dalam sebuah tabel yang berbentuk datar, dua dimensi yang disebut relasi. Sebuah relasi nilainya sama dengan sebuah file.
Pengolahan data menurut sejarah mengalami perkembangan yang revolusioner, akan tetapi dengan ditemukannya teknologi dan pengetahuan baru dalam bidang bahasa dan matematika maka dapat dibagi empat revolusi perkembangan dalam pengolahan data. Revolusi pertama adalah pengembangan bahasa dan matematika; revolusi kedua ditemukannya alat cetak; revolusi ketiga berkembangnya media massa, dan revolusi keempat berkembangnya komputer digital.
Menurut perkembangannya, terdapat dua alasan manusia mengolah data dan informasi, yaitu pertama karena dorongan alami manusia untuk menyatakan jumlah kepemilikan dan harta kekayaan; kedua untuk survei administratif pada kepemerintahan. Akan tetapi dalam perkembangan dunia modern, kebutuhan akan data dan informasi semakin kompleks sehingga diperlukan adanya suatu sistem formal dalam pengolahan data dan informasi. Semakin kompleks kebutuhan suatu organisasi maka semakin rumit sistem pengolahan data yang harus dibuat oleh organisasi untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan.
Konsep data dan Informasi
Data adalah fakta dan angka yang tidak sedang digunakan pada proses keputusan, dan biasanya berbentuk catatan historis yang dicatat dan diarsipkan tanpa maksud segera diambil kembali untuk pengambilan keputusan. Sedangkan informasi adalah sekumpulan data yang telah diambil kembali, diolah, dan digunakan untuk kesimpulan, argumentasi atau sebagai dasar peramalan dan pengambilan keputusan. Dengan kata lain, data adalah bahan mentah informasi.
Dalam konteks komunikasi, informasi adalah kejadian atau serangkaian kejadian yang mengandung pesan, yang ketika dipersepsi oleh penerima melalui proses pemaknaan, akan menambah pengetahuan bagi penerima tersebut. Dengan demikian kejadian atau data menjadi informasi adalah bergantung kepada pengguna, dan makna informasi bergantung kepada persepsi, latar belakang, dan penilaian pengguna.
Informasi berfungsi untuk meningkatkan pengetahuan dan mengurangi ketidakpastian pengguna.
Proses Pembuatan Informasi dari Data
Data merupakan elemen dasar untuk pembuatan informasi. Data dapat diubah menjadi sesuatu yang berarti melalui proses dalam suatu model keputusan.
Informasi merupakan produk pokok dari sistem informasi. Hal yang mendasari suatu proses keputusan adalah ketidaktentuan. Informasi mempunyai dua fungsi dasar, yaitu mengurangi keragaman dan memberikan umpan balik.
Informasi merupakan komoditas yang berguna dan bernilai, dan sebagai konsekuensinya diperlukan biaya untuk menghasilkannya. Agar lebih ekonomis maka biaya untuk menghasilkan informasi harus sesuai dengan nilainya.
Pengolahan data menjadi informasi dapat melalui empat metode, yaitu (1) manual, (2) elektromekanik, (3) perlengkapan punched card (kartu pencatat), dan (4) komputer elektronik (termasuk di dalamnya penggunaan CD-rom).
Untuk memahami kemampuan/kinerja metode pengolahan data perlu memperhatikan: penanaman modal awal; persiapan; konversi; kebutuhan; kecepatan pengolahan; kemampuan penghitungan; kontrol pengolahan; pendeteksian kesalahan otomatis; kemampuan pembuatan keputusan; degradasi sistem dan tingkat otomasi.
Pengadaan informasi memerlukan biaya. Pertimbangan biaya dalam sebuah pengolahan informasi dapat memperhatikan: harga perangkat kerasnya; harga perancangan dan penerapan analisis sistem; harga untuk faktor kendali lingkungan; harga suatu konversi; dan harga pengoperasian.
Selain harga, nilai informasi perlu juga mendapat perhatian analis sitem, yaitu menyangkut pada: aksesibilitas, kelengkapan, keakuratan, ketepatan, singkat waktu, kejelasan, kelenturan, kemampuan diuji, kebebasan dari bias; dan dapat dihitung.
Analisis Sistem dan Konsepsi Sistem
Ilmu sistem dalam perkembangannya dipengaruhi oleh Kibernetika, sebagai penggambaran umpan balik dalam mengatur gerakan mekanis, atau sebagai pengendali dan komunikasi.
Sistem secara sederhana dapat didefinisikan sebagai suatu kumpulan objek-objek yang terangkai dalam interaksi dan saling ketergantungan yang teratur.
Konsepsi sistem merupakan abstraksi komponen-komponen pembentuk sistem ke dalam suatu definisi. Konsepsi sistem memiliki beberapa aspek, yaitu (1) unsur-unsur sistem; (2) tujuan sistem; (3) tindakan untuk mencapai tujuan; (4) proses; (5) output; (6) ukuran keberhasilan.
Hubungan antarsistem atau subsistem dapat bersifat hubungan seri dan hubungan pararel. Sedangkan klasifikasi sistem dapat dilihat dari tingkat keterdugaannya dan kerumitannya.
Fungsi Manajemen di Dalam Organisasi
Sistem dapat secara efektif dideskripsikan dan dianalisis. Klasifikasi sistem secara garis besar di antara deterministik sederhana sampai probabilistik yang rumit.
Khususnya dalam organisasi bisnis, secara sederhana aktivitas manajemen adalah perencanaan (planning), pengendalian (controlling), dan pengambilan keputusan (decision making).
Perencanaan bukan hanya menentukan tujuan, tetapi juga deskripsi aktivitas, metode, dan perpaduannya agar tujuan tersebut dapat dicapai. Manajemen memerlukan informasi untuk membantu pemilihan rencana yang terbaik dalam mencapai tujuan tersebut.
Aktivitas pengendalian secara keseluruhan tidak efektif tanpa informasi. Untuk mempengaruhi kendali, manajemen harus memiliki subsistem yang berfungsi untuk mengukur output sistem dan membandingkannya dengan tujuan yang direncanakan. Kemudian, fungsi manajemen terutama dapat melakukan tindakan yang tepat untuk memperbaiki penyimpangan hasil rencana.
Pengambilan keputusan secara mendasar merupakan aktivitas pemecahan masalah. Terdapat empat elemen proses pengambilan keputusan, yaitu: model, kriteria, hambatan, dan optimasi. Beberapa keputusan merupakan aktivitas rutin, beberapa lainnya merupakan pemecahan masalah yang timbul. Proses pengambilan keputusan dapat diambil dalam tiga tingkatan: strategis, yang merupakan kebijakan dan perencanaan jangka panjang; taktis, yang merupakan implementasi dari perencanaan; dan teknis, yang merupakan kegiatan dari hari ke hari.
Analisis Sistem dan Konsepsi Sistem
Suatu sistem informasi didefinisikan sebagai kumpulan komponen-komponen yang menampilkan pelaksanaan pengolahan data yang sistematis dan formal untuk (1) keperluan transaksi pengolahan data resmi, (2) menyajikan informasi bagi pengambilan keputusan, dan (3) menyajikan laporan, bagi keperluan eksternal.
Sistem informasi sebagai suatu pendekatan transaksional data dan yang menangani operasi pengolahan data rutin. Sistem informasi berperan penting dalam menghasilkan nilai output yang diperlukan bagi pengambilan keputusan sehingga diharapkan menghasilkan sepuluh nilai informasi.
Dalam konteks organisasi, sistem informasi dipengaruhi oleh kondisi internal dan eksternal. Kondisi internal berupa manajemen organisasi dan kondisi eksternal adalah pengguna.
Sistem Informasi didalam Organisasi
Sistem informasi akuntansi (SIA) adalah merupakan suatu aplikasi yang dapat membantu pengolahan data dengan volume yang tinggi, meliputi empat tugas utama, yaitu: pengumpulan data, manipulasi data, penyimpanan data dan penyimpanan dokumen. Informasi digunakan oleh pemakai di dalam maupun luar organisasi.
Sistem yang khusus memenuhi kebutuhan informasi bagi intern organisasi adalah Sistem Informasi Manajemen (SIM). Informasi yang dihasilkan SIM tidak berkewajiban untuk menyediakan informasi bagi lingkungan.
Sistem informasi yang diterapkan pada sub-sistem organisasi yang melakukan aktivitas berdasarkan fungsionalnya disebut Sistem Informasi Fungsional. Terdapat empat sistem informasi fungsional ini, yaitu Sistem Informasi Pemasaran, Sistem Informasi Manufaktur, Sistem Informasi Keuangan, dan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Di atas sistem-sistem infomasi tersebut terdapat suatu sistem yang disebut Sistem Informasi Eksekutif.
Komputer Sebagai Media Penyimpan Data
Komputer sebagai perangkat pengumpul, penyimpan, dan penyaji data memiliki kemampuan yang beragam sesuai dengan kapasitas penyimpan data. Data tersimpan dalam alat penyimpanan (data storage) yang berupa penyimpanan utama (primary storage) dan penyimpanan sekunder (secondary storage). Untuk dapat bekerja dengan baik, sebuah ruang kerja komputer harus dirancang khusus.
Cara Kerja Komputer
Komputer bekerja dalam lingkungan yang terbentuk atas hardware, software dan staf. Dalam kerjanya, proses komputer mengalami perputaran dari awal pemasukan sampai kemudian penyajian data. Data masuk dalam komputer melalui dua cara utama, yaitu batch processing dan on-line processing. Komputer di samping sebagai penyimpan, dapat juga dijadikan sebagai terminal. Terdapat beberapa perangkat khusus untuk memasukkan data ke dalam komputer.
Perangkat dan Hasil Kerja Komputer
Penyajian hasil proses komputer dapat dilihat dalam dua bentuk utama, yaitu Softcopy dan hardcopy. Softcopy adalah tampilan berupa gambar diam ataupun bergerak dalam monitor komputer, sedangkan hardcopy adalah tampilan hasil kerja komputer dalam bentuk cetakan. Alat cetak atau printer terdiri atas dua bentuk utama, yaitu impact dan Non-impact Printer. Di samping itu hasil kerja komputer dapat juga berupa gerakan robotik dan suara.
Bekerja dengan Komputer
Komputer sebagai perangkat pengumpul, penyimpan, dan penyaji data akan dapat memberikan hasil yang maksimal jika dioperasikan dalam kondisi kerja yang baik. Perhatian yang diberikan kepada masalah tersebut dikenal dengan istilah ERGONOMIC CONSIDERATION. Hal yang harus diperhatikan dalam bekerja dengan komputer adalah lingkungan kerja, perangkat keras dan kerja sama antara komputer dan pemakainya.
Mengenal Pangkalan Data (Data Base)
Pangkalan data dalam pemasangannya memiliki sembilan tujuan utama yang menyangkut keuntungan pemasangan dan kemampuan yang dimiliki pangkalan data. Dalam pembangunan pangkalan data terdapat pandangan yang pro dan kontra mengenai perlu atau tidaknya ada pangkalan data. Dalam pangkalan data, data dapat dibagi ke dalam dua bentuk, yaitu bentuk logis dan bentuk fisik.
Rancangan Pangkalan Data (Data Base)
Sistem manajemen pangkalan data adalah satu perangkat software yang terintegrasi untuk mengontrol dan mengatur data dalam pangkalan data. Pangkalan data menangani permintaan dari program aplikasi yang dihasilkan dari bahasa khusus yang disebut data manipulation language (DML). Untuk menghasilkan tampilan bagi pengguna, model data menggambarkan bentuk/gambaran dalam sebuah bahasa yang disebut data definition language (DDL). Bahasa ini memberitahu DBMS bagaimana data harus terstruktur. Oleh karena itu DML memanipulasi data, DDL menggambarkan struktur data, sedangkan DBMS mengatur dan mengkoordinasi data sesuai dengan permintaan DML dan gambaran DDL.
Struktur Data
Hubungan antara data mandiri (entities) membentuk sebuah struktur data. Ada tiga jenis hubungan: satu-ke-satu, satu-ke-banyak, dan banyak-ke-banyak. Terdapat juga tiga jenis data struktur: pohon atau hierarki, jaringan, dan relasional.
1.
Struktur pohon atau hierarki memiliki elemen data dalam bentuk seperti pohon. Sebuah data mandiri tidak boleh memiliki lebih dari satu data mandiri yang dimiliki. Struktur ini mudah dirancang dan dimengerti.
2.
Struktur jaringan memungkinkan hubungan 1:1, 1:B, atau B:B antara data mandiri. Struktur ini menunjukkan keadaan sebenarnya, walaupun kemudian dapat menjadi sangat rumit.
3.
Struktur relasional memiliki data dan hubungan yang ditampilkan dalam sebuah tabel yang berbentuk datar, dua dimensi yang disebut relasi. Sebuah relasi nilainya sama dengan sebuah file.
Definisi Informasi
Suatu sistem tanpa informasi akan tidak berguna, karena suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan mengalami kemacetan dan akhirnya berhenti. Dengan demikian informasi sangat penting bagi suatu sistem. Informasi sendiri berasal dari data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.(McFadden, dkk 1999) mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diproses sehingga mempunyai arti dan dapat meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut.
Jadi sumber informasi adalah data yang merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat terentu, kesatuan nyata (fact and entity) berupa objek nyata seperti tempat, benda, dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.
Jadi sumber informasi adalah data yang merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat terentu, kesatuan nyata (fact and entity) berupa objek nyata seperti tempat, benda, dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.
Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu:
Komponen-komponen.
Komponen sistem atau elemen sistem dapat berupa :
Elemen-elemen yang lebih kecil yang disebut sub sistem, misalkan sistem komputer terdiri dari sub sistem perangkat keras, perangkat lunak dan manusia.
Elemen-elemen yang lebih besar yang disebut supra sistem. Misalkan bila perangkat keras adalah sistem yang memiliki sub sistem CPU, perangkat I/O dan memori, maka supra sistem perangkat keras adalah sistem komputer.
Batas sistem
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
Lingkungan luar sistem
Lingkungan dari sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. lingkungan luar yang mengutungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem .
Penghubung
Penghubung merupakan media perantara antar subsistem. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Output dari satu subsistem akan menjadi input untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berinteraksi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
Masukkan
Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa maintenance input dan sinyal input. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Sinyal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
Keluaran
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.
Pengolah
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.
Sasaran atau tujuan
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
Komponen-komponen.
Komponen sistem atau elemen sistem dapat berupa :
Elemen-elemen yang lebih kecil yang disebut sub sistem, misalkan sistem komputer terdiri dari sub sistem perangkat keras, perangkat lunak dan manusia.
Elemen-elemen yang lebih besar yang disebut supra sistem. Misalkan bila perangkat keras adalah sistem yang memiliki sub sistem CPU, perangkat I/O dan memori, maka supra sistem perangkat keras adalah sistem komputer.
Batas sistem
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
Lingkungan luar sistem
Lingkungan dari sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. lingkungan luar yang mengutungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem .
Penghubung
Penghubung merupakan media perantara antar subsistem. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Output dari satu subsistem akan menjadi input untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berinteraksi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
Masukkan
Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa maintenance input dan sinyal input. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Sinyal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
Keluaran
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.
Pengolah
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.
Sasaran atau tujuan
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
Langganan:
Postingan (Atom)